电子政务下的秘书工作 (7000字)
电子政务下的秘书工作
关键字：电子政务、秘书工作
摘要：电子政务是一场运用新的现代网络技术、信息技术为手段对传统政务管理模式的深刻变革。秘书的工作是企业管理工作的纽带,贯穿于企业管理的全过程。电子政务的应用与推广，必将改变秘书工作的环境、条件、技术与状态,从而深刻地影响着秘书的工作。要使电子政务对秘书工作的影响发挥出应有的最大的效能,就必须理性运用电子政务，最大程度强化电子政务对秘书工作的正面影响，最大程度弱化电子政务对秘书工作的负面影响。
一、引言
电子政务是指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化、网络化的环境下进行的国家行政管理形式。它包含多方面的内容，如政府办公自动化、政府部门间的信息共建共享、政府实时信息发布、各级政府间的远程视频会议、公民网上查询政府信息、电子化民意调查和社会经济统计等。电子政务是网络时代的要求而其发展也对秘书工作产生了深远的影响对秘书工作提出了新的要求！
二、电子政务对秘书工作的影响
（一）电子政务对秘书工作的正面影响。
1.电子政务促进秘书的职能创新
(1)电子政务促进秘书强化信息和调研的工作
经济建设是企业的中心工作，信息就像经济工作的神经。做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。社会越发展，开放越扩大，企业对信息的需求也就越大，而且对信息工作的要求就越来越高。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，做好信息工作的过滤器，为企业经营服务。
企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。这样有利于及时解决企业内部存在的问题。
企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制
定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。
企业秘书可以收集、掌握国内外同类的最新情况，包括新产品、新技术、新工艺等。收集、掌握其它行业的新经验、新做法，经过分析整理，及时提供给领导，使企业决策利于企业的发展。
（2）电子政务促进秘书重视协调的工作
协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。新的环境下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。新形势下的企业秘书的协调是对外协调和经济关系的协调。因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，要多运用经济手段，法律手段，要站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调。
（3）电子政务促进秘书强化公共关系的职能
任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。如果秘书办公室环境杂乱，人员关系紧张，互相推卸工作，让人感到“人难看、事难办”，就必然给人留下不良印象，进而对领导和企业造成负面影响。
2.电子政务促进秘书工作的服务创新。
（1）电子政务促进秘书工作的主动服务创新。
被动性与主动性是秘书工作的一大特点，变被动服务为主动服务是秘书工作的发展方向。传统的秘书受到行政的约束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。秘书人员在高速运转的市场竞争中，要保住职位和取得成功，主动服务就显得更为重要。秘书人员要主动围绕着本企业生产、经营以及市场的热点服务、难点问题，主动地跑市场、搞调研、出计策、做协调。由过去的“要我干”向“我要干”转变。由以领导指令为导向的被动服务转变为由市场为
基准的主动服务。
（2）电子政务促进秘书的服务工作向超前服务创新。
新形势下，能及时服务还不够，必须做到超前服务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地从企业的角度提前谋划企业的经济发展大事。新形势下，企业必须自己探索生存发展的路子，进行重大经济决策。秘书人员要做到超前服务，就必须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到超前思考。
3.电子政务促进秘书的技术创新
（1）实现办公自动化是信息社会的需求
当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。
随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌入，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。无纸办公、无纸贸易将成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。因此新形势下的企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理如同潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须走办公自动化的道路。
（2）办公自动化是提高效率和管理水平的有效途径
社会化的大生产要求降低生产技术成本，提高工作质量和工作效率，讲求经济效率，扩大管理范围，增强竞争地位。这是当今瞬息万变、激烈竞争的时代对各企业提出的客观要求，也是企业成功的关键所在。企业实现办公自动化后，平时需要60-70分钟的会议运用电子日程表后就减少到2－3分钟，并且可以解决一段时间中很多人组成的会议。
（二）电子政务的发展对秘书工作的负面影响
1.电子政务的应用使秘书的保密工作变的困难。
电子文件的保密工作变得越来越困难电子文件由于构成介质的特殊性，对信息的修改、增减极为容易，而且没有留下丝毫的痕迹，如企业的机密文件以电子文件存在于电脑中，万一发生泄密，会给企业的发展造成重大的负面影响。又
如网络黑客会千方百计运用一些破解手段，来攻克企业的保密体系等设防措施，进入企业的内部网，窃取商业秘密或有关企业生死存亡的重大秘密。
纸质文件的保密工作变得越来越困难现代办公设备的产生，为纸质文件的泄密提供了有利的条件；通讯、电子通信设备的使用使保密工作变得越来越困难秘书在打电话商讨重大事情的时候，在电话线路上安装窃听器，就能偷听秘书的讲话内容，又如在会务工作中，无线话筒的使用，容易发生空中泄密。
2.电子政务的发展对文书工作的影响
对原始材料真实性、备查性的影响在办公自动化产生之前，定稿前的原始材料都能与定稿一起装订备查，作为档案工作制度的一项重要内容，也便于贯彻执行，但随着办公自动化的发展及应用，这方面也存在着很大的隐患。领导讲话稿的拟定一般都先由领导给出大概的思路和结构，由秘书去收集材料填充其具体内容，完稿后交给领导审阅修正，这样初稿距定稿有很多稿，但无论多少稿，在办公自动化产生之前，这一过程都是以笔完成的，哪位领导修改了什么，怎样修改的，为什么修改都能在定稿所附的材料中得到体现，若一些敏感性、原则性的讲话中，出现问题，查看原始记录，谁的过失自然一清二楚，但随着计算机进入办公运用使每位领导和秘书均配有专用计算机，秘书根据领导的思路在计算机上完成初稿交由领导审阅，而领导对初稿的审阅和修正也放在计算机上处理，等处理完毕就打印出来，初稿和定稿变成了一份，这样一来具有明显的弊端，原始材料不再原始，真实性受到质疑，备查性荡然无存。
3.电子政务的发展对秘书工作作风的影响
随着大量办公设备的产生，秘书人员无论大事小事都由机器所代替完成，缺少一种踏踏实实的精神，会给秘书人员带来一种不良的后果。办公人员长期与机器打交道，工作单调、枯燥，借助于网络通讯手段，传递信息，减少了人员之间的交流、沟通，会引起办公人员神经紧张，产生一些心理障碍，随着计算机的普及推广，利用计算机进行违法犯罪的行为也与日俱增。 电子政务的发展使秘书工作处于一种被动的局面领导要求秘书起草一份今年的总结报告，秘书人员不会动脑思考怎样写好这份总结，只会在电脑上找到去年或以前的报告，在上面稍微修改一下就算完成任务了。这种惰性对秘书人员的危害极大，又如要解决某一问题，秘书人员本来要亲自与当事人进行协商、交谈，但出于亲自造访的麻烦，秘
书人员会宁愿选择发一份邮件或通过一些通讯设备进行交流，这样就会减弱了交流的亲切感，不利于人与人之间的微妙关系的发挥，降低了办事的成功率。这样就降低了秘书工作的主动性和积极性，不利于秘书人员创造性的发挥，使秘书处于一种被动的局面最终养成一种浮躁的工作作风。
三、结语
电子政务是一个新出的概念，要求秘书对其认真学习与体会，要自觉养成求真务实的作风，努力提高学习能力、调研能力和创新能力,在实践中坚持不懈地提高自身素养，提高服务的层次和质量，只有这样才能与时俱进，有新的作为，才能适应时代的要求，在新的环境下把秘书工作做好！