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公文写作选材主要应着眼于以下几个方面

常用公文2018-10-07 23:59书业网

篇一:公文写作试题

《公文写作》复习大纲

一、单选题

1.公文的作用包括: ( )

A. 领导与指导作用 宣传与教育作用 感染与升华作用 联系与告知作用

B. 领导与指导作用 批评与教育作用 学习与执行作用 联系与通知作用

C. 领导与指导作用 凭证与依据作用 学习与遵守作用 联系与告知作用

D. 领导与指导作用 宣传与教育作用 联系与告知作用 凭证与依据作用

2.公文是文章的类型之一,公文写作是____的一个分支。( )

A. 写作思想 B. 写作观念C. 写作方法 D. 写作知识体系

3.掌握公文的文章特征,应该首先掌握文章的____。( )

A. 写作原则 B. 主要类型 C. 写作技巧 D. 结构技巧

4.从时间角度说,了解公文发展的____,是为了今天学习公文写作的需要。(

A. 历史过程 B. 方方面面 C. 重要理论 D. 主要概况

5.从历史的比较中认识当今的____,能加深对于今天公文的理解。( )

A. 公文运行 B. 公文作用C. 公文特质 D. 公文语言

6.写作是人类最重要的表达之一。这是从作者的( )来说的。

A. 主体本身 B. 客观实在 C. 思想方法 D. 思想感情

7.写作是人类最重要的沟通方式之一。这是从( )的关系方面说的。

A. 主观与客观 B. 思想与感情 C. 作者与读者 D. 理论与实践

8.对于作者来说,其不但要考虑自身的表达需要,还要照顾到( )与读者沟通。)

A. 能够 B. 可以 C. 必须D. 能否

9.对于作者来说,如果沟通是交流的基础,那么交流本身就是写作的( )所在了。

A. 目的B. 主题 C. 构思 D. 提纲

10.写作的意义不仅是交流,写作还有更重要的使命,那是( )。

A. 传达 B. 传递 C. 传播 D. 传送

11.写作是人的整体形象的最重要( )方式之一。

A. 谋划B. 谋略C. 勾画D. 展示

12.宇宙学探讨的是( )的关系。

A. 人与大地B. 人与社会 C. 人与时空 D. 人与他人

13.写作的主体是( )。

A. 作者 B. 材料 C. 立意 D. 构思

14.写作的受体是( )。

A. 结构 B. 语言 C. 读者 D. 方法

15.选题是写作的( ) A. 内容 B. 方向 C. 内容和方向D. 选择

16.文字是语言的表达( )。

A. 内容 B. 目的C. 技术 D. 符号

17.文章的材料包括理论材料和( )两种。

A. 思想材料料 B. 情感材料 C. 数据材料 D. 事实材料

18.主题是指文章所表达的主要( )。

A. 观点 B. 思想 C. 情感D. 观点、思想或情感

19.公文写作者的素质是公文写作者( )的潜在背景。

A. 思想B. 条件 C. 能力 D. 语言

20.一个低素质的公文写作者如果写出一篇高质量公文,那是( )。

A. 应该的B. 必须的C. 必然的 D. 偶然的

21.公文写作者的素质至少包括( )方面的内容。

A. 五个 B. 三个 C. 四个D. 六个

22.公文写作者的法律素质,是指公文写作者一定要( )国家法律法规。

A. 懂得B. 背诵C. 精通 D. 完善

23.从传统文化角度讲,中国是一个崇尚( )的国家。

A. 法制 B. 法学 C. 法典 D. 权威

24.在今天,法治应该成为公文写作者自觉的( )意识。

A. 客观 B. 科学 C. 完全D. 主体

25.依法治国,这是时代赋于每位公文员的( )。

A. 神圣职责 B. 主观要求C. 光荣义务 D. 思想方法

26.公文写作在起草阶段,首先要考虑是否符合( )。

A. 领导意图 B. 形势需要 C. 工作需要 D. 法律法规

27.公文写作者的政策素质,是指公文写作者一定要懂得国家( )政策。

A. 历史 B. 变革 C. 现行 D. 修改后

28.公文写作者的文化素质,是指公文写作者要懂得中国传统文化与( )

A. 风俗 B. 风水 C. 迷信 D. 民俗

29.大体说来,中国文化是一种( )文化。

A. 知觉 B. 感觉C. 理性 D. 数据

30.任何一个民族的文化,都是其智慧与信仰的( )。

A. 结合 B. 组织 C. 沟通 D. 凝聚

31.科学技术如果要真正成为第一生产力,必须以科学的( )为前提。

A. 管理B. 手段 C. 知识D. 技巧

32.公文的主要作用包括( )。

A. 五个 B. 三个 C. 六个D. 四个

33.公文各个作用之间的关系应该是( )

A. 孤立存在的 B. 不孤立存在的 C. 没有联系的 D. 没有必然联系的

34.《公文写作》属于一门独特、完整而( )的知识体系。

A. 完全B. 完善 C. 全面D. 系统

35.一篇公文写作是否成功,主要由两个因素决定,简单说就是由"硬件"和软件决定。公文的软件,是指公文所表达的思想与( )。

A. 感情 B. 信息 C. 消息D. 情绪

36.公文写作的硬件,主要是指公文的格式和( )。

A. 语言B. 语句 C. 语感 D. 语速

37.公文表达的思想,涉及公文内容层面的问题,这是公文写作( )的问题。( )

A. 最好解决 B. 较好解决C. 较难解决 D. 最难解决

38.公文表达的思想,是由公文写作者的素质、思想水平和( )决定的。

A. 艺术技巧 B. 写作技巧C. 表达技巧 D. 理论水平

39.公文语言,有着自己非常独特的( )。

A. 语言特征和体系B. 语言技巧和观点

C. 语言套路和修辞D. 语言环境和语境

40.公文拟制者要掌握大量公文语言的( )。

A. 丰富词汇 B. 生动词汇 C. 专业词汇 D. 情感词汇

41.公文拟制者要用准词汇,一定要明确( )之间的细微差别。

A. 反义词 B. 同义词 C. 褒义词 D. 贬义词

42.公文拟制者对于自己拟制的公文的修改,是让别人进行修改的( )。

A. 原因 B. 结果 C. 前提 D. 条件

43.对于事物的认识,首先必须把握两个基本点,一个是事物的涵义,一个是事物的( )

A. 作用B. 定义 C. 种类D. 性质

44.公文的群体作者是指公文的撰写者是( )。

A. 广大群众 B. 在两个人以上 C. 广大公民 D. 广大民众

45.公文的最后署名只能是被代言人或被代言的组织,代言人( )署名。

A. 也能够 B. 不能够 C. 可视情况 D. 经同意可

46.公文作者的职述式就是( )。

A. 自拟 B. 拟写 C. 撰写D. 编写

47.公文的策令性重要是指公文的权威性、强制性和( )。

A. 亲和力B. 战斗力 C. 凝聚力 D. 约束力

48.公文作者必须是( )。

A. 法定机关及其负责人B. 国家公务员

C.受过高等教育的人D.有高级职称的人

49.公文的代言作者是指以撰稿者身份参与公文写作的人,实际上是被代言人( )的人。

A. 委派的人B. 选举的人 C. 选拔的人 D. 指定的人

50.以法定作者名义发出的公文,其内容代表某一级法人的意志,具有合法性和权威性,该公文具有法定的( )。

A. 内容 B. 思想 C. 作用D. 行政效力

51.公文的代拟是指发文机关或其领导人授权( )代拟公文。

A. 他人 B. 别人 C. 党政机关 D. 社会团体

52.以代拟方式起草的公文,领导者应先提出该文的( ),最后经领导者签发,才能打印和发送。

A. 中心思想 B. 基本观点 C. 中心材料 D. 主要材料

53.公文的法定读者是指能够代表一级组织的( )。

A. 领导B. 人员C. 同志 D. 公民

54.公文的普通读者是指( )公文的读者。

A. 一般性B. 通常性 C. 临时性 D. 普发性

二、多选题

55.从表达的具体手段上说,公文不可以用( )。

A. 修辞手法B. 文学手法 C. 比喻手法D. 拟人手法 E. 幽默手法

56.公文的语言要求是( )。

A. 准确 B. 简约C. 生动D. 平实 E. 得体

57.公文从行文关系上划分,主要包括( )。

A. 主行文 B. 非主行文C. 下行文D. 平行文 E. 上行文

58.从文体上说,公文不属于( )。

A. 记叙文B. 说明文 C. 议论文D. 实用文E. 杂文

59.公文的语言表达,可以使用的表达方式有( )。

A. 叙述 B. 描写C. 议论 D. 抒情 E. 说明

60.中国公文的发展演变,大致经历了( )等几个时期。

A. 初萌 B. 成熟C. 高峰 D. 转型E. 飞跃

61.从读者对于公文的接受状态角度划分,公文读者可分为( )。

A. 大众读者 B. 广众读者C. 指定性读者 D. 指向性读者E. 群众读者

62.公文读者功用性很强,阅读公文完全是为了( )的需要而进行阅读。

A. 实际工作B. 解决问题C. 处理问题D. 增长知识 E. 丰富情感

63.一个文明的国家,一个注重理性的国家,一个( )的国家,从来都把公文放在一个十分重要的位置。

A. 崇尚和实施法治 B. 尊重和倡导现代化规范管理

C. 讲究仁爱之心 D. 追求平等互助

64.公文写作知识是一门( )的知识体系。

A. 独特 B. 完整 C. 系统D. 完美

65.写作不仅是( ),还是一门系统的科学。

A. 一种观念B. 写文章C. 一种技巧 D. 一种方法

66.下列各正确的是( )。

A. 掌握公文写作的定位,先要掌握文章写作的定位。

B. 公文写作定位与文章写作定位没有关系。

C. 公文写作定位与文章写作定位具有逻辑关系。

D. 掌握公文写作定位是学习公文写作的重要前提。

E. 不掌握公文写作定位完全可以写好公文。

67.下列各句正确的是( )。

A. 文章写作包括文艺类文章、新闻类文章以及诗歌、散文的写作。

B. 文章写作包括知识类、思想类、职业类文章的写作。

C. 文章写作包括新闻类、思想类、职业类文章的写作。

D. 文章写作包括职业类、思想类以及公文、计划、总结的写作。

E. 文章写作包括文艺类、新闻类以及工作信息、工作简报的写作。

68.下列各句正确的是( )。

A. 在中国,在当今,公文专指党的文件。

B. 在中国,在当今,公文专指政府文件。

C. 在中国,在当今,公文包括党的文件和政府文件。

D. 在中国,在当今,公文包括党的文件和政府文件,还包括各单位内部规定 E.

69.下列各句正确的是( )。

A. 公文的性质包括策令性、规范性、严肃性、灵活性。

B. 公文的性质包括策令性、规范性、专任性。

C. 公文的性质包括庄重性、规范性、专任性。

D. 公文的性质包括规定性、规范性、可行性。

E. 公文的性质包括规范性、规律性、现实性。

70.下列各句正确的是( )。

A. 公文的作用包括领导与指导作用、宣传与教育作用等。

B. 公文的作用包括领导与教导作用、宣传与感化作用等。

C. 公文的作用包括宣传与报道作用、凭证与依据作用等。

D. 公文的作用包括凭证与依据作用、联系与知照作用等。

E. 公文的作用包括联系与知照作用、历史与现实作用等。

71.下列几句话错误的是( )。

A. 公文的领导与指导作用主要通过下行文体现。

B. 公文的领导与指导作用主要通过上行文体现。

C. 公文的领导与教导作用主要通过下行文体现。

D. 公文的领导与教导作用主要通过上行文体现。

E. 公文的宣传与教育作用主要通过下行文体现。

在中国,在当今,各单位对自己内部的公文规定可以忽略不计。

篇二:2011年10月自学考试00341《公文写作与处理》考试真题及答案

全国2011年10月自学考试公文写作与处理试题

课程代码:00341

一、单项选择题(本大题共20小题,每小题1分,共20分)

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的,请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。

1.公文的特定效用是指公文的( C)1-9

A.程序效用

C.现实效用 B.法定效用 D.历史效用

2.下列不属于公文特点的是(A)2-31 ...

A.独立性强

C.政策性强 B.针对性强 D.时限性强

3.公文的表达方式和语体特征称之为公文的(D )3-47

A.体式

C.风格 B.格式 D.文体

4.《国家行政机关公文格式》将公文构成要素划分为三部分的规范名称是(A )3-59

A.眉首 主体 版记

C.版头 正文 版尾 B.眉首 正文 附录 D.文头 主体 文尾

5.下列机关中属于平行关系的是( C)4-104

A.省政协与省国税局

C.省教育厅与省财政厅 B.市政府与市司法局 D.省公安厅与市交管局

6.以下公文中不需要发文字号的文种是(B)5-124 ...

A.命令

C.决议 B.议案 D.公告

7.对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求,应选用的文种是(D)5-136

A.意见

C.通知 B.决定 D.指示

8.某公司任命×××为销售部经理,应使用的文种是(D)6-159

A.公告

C.通告 B.通报 D.通知

9.某省属大学向省教育厅请求拨款,应使用的正确文种是(B )7-176

A.申请

C.报告

10.函的主要特点是(C)7-186

A.针对性强、指导性强

C.适应性强、务实性强 B.超前性强、说明性强 D.陈述性强、周知性强 B.请示 D.函

11.具有目标的前瞻性与操作的预想性两大特点的公文文种是( D)8-212

A.报告

C.总结 B.请示 D.计划

12.调查报告写作时,调查所得的材料和结论应放在(B)8-229

A.前言部分

C.结尾部分 B.主体部分 D.附录部分

13.下面不属于讲话类文书写作特点的是( C)9-234 ...

A.口头性

C.严肃性 B.针对性 D.情感性

14.下列选项全部属于建议类文书的是(B )9-261

①方案 ②议案 ③提案 ④建议 ⑤决议

A.①②③

C.③④⑤ B.②③④ D.②③⑤

15.文书工作者有紧迫的时间观念,体现了文书处理工作(A)10-283

A.及时迅速,注重时效的要求

C.安全可靠,确保机密的要求 B.准确周密,确保质量的要求 D.精简文件,提高效率的要求

16.收件人收到文件后,在对方的公文投递单上签字的程序叫(A)11-291

A.签收

C.签发 B.登记 D.注办

17.负责机关公文审核的人一般应是(D)11-312

A.机关领导人

C.公文校对者 B.公文的起草者 D.秘书部门负责人

18.统计报表及法规性文件归档时,判定文件所属年度特征应选(A)12-348

A.签发日期

C.公布日期 B.批准日期 D.发文日期

19.××大学公文处理的组织机构应是(C)10-276

A.校党委组织部

C.校长办公室 B.校党委宣传部 D.校人事部

20.机关公文处理中,需要整理(立卷)的文件材料是(B)12-331

A.文件草稿

C.重份文件 B.文件定稿 D.校对稿

二、多项选择题(本大题共6小题,每小题2分,共12分)

在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的,请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选、少选或未选均无分。

21.下列机关可以联合行文的有( ABD )4-110

A.市公安局与市工商局

C.市委与市委组织部 B.市政府与市委 D.市民政局与市财政局

E.市政府与市财政局

22.为提高公文质量,公文写作修改内容包括(ABCDE )2-39

A.主题

C.材料

E.语言

23.指挥型决定的正文写作内容包括(ABE)5-128

A.决定理由

C.决定背景

E.执行要求

24.会议纪要的主要特点有( BDE )7-193

A.规范性

C.简要性

E.知照性

25.公文审核的重点包括( ABCE )11-312

A.公文内容

C.文种使用

E.书面格式

26.归档文件目录封面的内容应包括( ACDE)12-354

A.全宗名称

C.保管期限

E.机构(问题)

三、判断说明题(本大题共6小题,每小题3分,共18分)

先判断命题正误,然后说明正确或错误的理由。判断1分,说明2分;判断错误,全题不得分。

27.公文不允许任何机关领导人以个人名义发文。×1-9

说明:机关的发文一般是以法定名义,有时也用国家领导人或机关首长的名义。

28.公文的体式包括公文的附加标记。√2-34

说明:公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记和文面格式。

29.市财政局可向市教育局发文,布置教育系统年终财务大检查工作。

说明:两单位是不相隶属的关系。同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间发文只能用平行文。× 4-107

30.同属规章类文书,守则与办法、条例、章程的写法不同。√8-211

说明:守则的写法和条例、办法、章程等规章文书有明显的不同,简洁易记是它的最大特点。

31.会议记录和会议纪要都是记录会议基本情况和主要内容的文书,所以写法基本相同。× 6-247

说明:会议记录是记录类文书,会议纪要是公文文种,二者文种和作用不同,写法也不一样。

32.集中形式的公文处理工作组织形式适用于小机关和基层单位。√10-280

说明:小机关,特别是基层单位内部机构比较简单,它的工作联系上级外,主要是面对本单位的群众,因此形成的文件数量少,主要是上级的来文,承办人员也不多,总的文书部门可以掌握全部公文的处理情况,直接联系承办人B.保管人姓名 D.年度 B.文字表述 D.发文字号 B.纪要性 D.约束性 B.决定事项 D.决定分析 B.观点 D.结构

员亦不费事。在这样的机关单位,集中处理公文,既不影响处理公义的时矧性,也不妨碍承办人员对公文的调阅;既减少了手续,又有利于保密。

四、简答题(本大题共5小题,每小题5分,共25分)

33.简述普通文件的含义及注意问题。1-17

答:

(1)普通文件是相对秘密文件而言的,从这个角度说。也可称为非密文件。

(2)普通文件也并非无密可保,可供任何人阅看。

(3)普通文件只限于本机关或本组织内部,不对外公布,即不在社会上公布,不向国外传播。

34.简述决议和决定的异同。5-136

答:

一、决议和决定都是下行的指挥性公文,在内容方面接近,侧重于对重要事项的决策;在文字表述方面,风格也一一致,都要求准确、鲜明、简洁。

二、决议和决定的不同在于:

1、形成的程序不完全一样。决议必须由会议通过,而决定可以由会议作出,也可以由领导机构在职权范围内作出。

2、内容的范围不尽相同。决议多半针对全局性问题作出决策,决定既可解决全局性问题,也有不少用以解决具体事项。

3、发布形式略有不同。决议以会议名称发布,决定也可以会议名称发布,但多半以机关名称发布。

35.简述报告在行政工作中的作用。7-172

(1)报告的主要作用是上下沟通。

(2)从领导者来说,及时了解下属各部门的工作情况,有助于控制全局,克服薄弱环节,更好地发挥领导作用。

(3)从下级机关来说,定期向领导汇报工作情况,是避免工作出现差错和问题的重要保证。

36.简述公文登记的具体范围。

答:

公文登记的具体范围有以下几个方面:11-293

(1)上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

(2)下级机关文件。包括请示性、报告性文件;

(3)重要的带有密级的刊物、资料;

(4)其他机关商洽问题和需要答复的文件;

(5)上级机关召开会议印发的会议文件材料。

37.简述我国公文整理(立卷)范围指导性文件的名称。12-334

答:

公文整理(立卷)范围的确定,应以国家档案局颁发的文件的基本思想为指导:

(1)《关于机关档案保管期限的规定》

(2)《文书档案保管期限表》

(3)《机关文件材料归档和不归档的范围》

五、论述题(本大题共1小题,10分)

38.联系实际,试论公文的语言特点。3-52

答:

公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。

(1)准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文的内容必须用准确的语言来表达。每个词,每句话都必须有明确的含义。即用词要准确无误,造句耍合乎语法和逻辑。还要善于辨析词义,区别词的感情色彩,根据特定的语言环境,选用最恰当的词语。

(2)简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容,做到“文约而事丰”。把公文写得简短明了,精练准确,这是公文的现实效用性决定的,也是公文写作的基本要求。

(3)庄重。庄重就是指公文用语必须讲究庄严、郑重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。公文是处理公务的重要工具。使用庄重的语言,是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。

(4)得体。得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

六、综合应用题(本大题共1小题,15分)

39.根据所给材料,起草一份公文。

2009年秋冬季,全国甲型H1N1流感疫情形势严峻,×省部分地区已出现聚集性疫情。

为进一步做好全市疫情防控工作,切断甲型HIN1传染病传播途径,省卫生厅决定提前启动第二批甲型H1N1流感疫苗接种工作。

第二批疫苗11月16日起将陆续下发各接种点,此批接种重点人群以中小学生为主。要求这批接种将在疫苗抵达15日内完成。

省卫生厅要求这次疫苗接种工作坚持知情、同意、自愿、免费接种的原则,不得以任何理由向受种者收取任何费用,严禁以防控甲流感病为由,推销其他类别疫苗或搭车收费。

要求在总结第一批甲型HIN1流感疫苗接种工作经验的基础上,切实加强疑似预防接种异常反应的监测和处理工作。

省卫生厅负责人强调,接种疫苗不是唯一有效的防控手段,公众还要注重个人卫生,勤通风、勤洗手,注意保暖和加强身体锻炼。

要求:6-149

(1)以省卫生厅名义,起草一份下行文的通告。

(2)完成主体部分写作。结构完整。

(3)标题三要素完整,准确概括事由。

(4)正文写作符合通告文种写作方法、要求。

答:

《××省卫生厅关于第二批甲型H1N1流感疫苗接种工作的通告》

2009年秋冬季,全国甲型H1N1流感疫情形势严峻,我省部分地区已出现聚集性疫情,为进一步做好全市疫情防控工作,切断甲型HIN1传染病传播途径,省卫生厅决定提前启动第二批甲型H1N1流感疫苗接种工作。

第二批疫苗11月16日起将陆续下发各接种点,此批接种重点人群以中小学生为主。要求这批接种将在疫苗抵达15日内完成。

本次疫苗接种工作坚持知情、同意、自愿、免费接种的原则,不得以任何理由向受种者收取任何费用,严禁以防控甲流感病为由,推销其他类别疫苗或搭车收费。相关人员须在总结第一批甲型HIN1流感疫苗接种工作经验

篇三:公文写作复习三(转 载 于:wWw.cssYQ.COm 书 业 网:公文写作选材主要应着眼于以下几个方面)

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似,但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即公文的主题和发文的目的,包括以下几项内容:

1、文件的中心内容是什么?比如布置工作,提出主要抓哪些问题,主要成绩及存在问题,下一步的打算;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,是向上级领导机关汇报,还是向下级所属单位介绍和推广工作经验;是给领导干部、有关部门工作人员阅读,还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方机关了解,还是要求对方机关答复,是要求各收文机关贯彻执行,还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有首先对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料,进行调查研究

发文的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究,当然,这也要根据具体情况,并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如,拟写一个简短的命令、通知,写一封内容比较简单的公函,呈报一项请示等,一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂,或虽有领导人对问题处理的原则意见,但还没有形成具体有观点和材料,还要进行具体分析和归纳;或拟写篇幅较长的文件,拟定工作计划、进行工作总结,起草规章、条例,拟写工作指示和领导人讲话等,往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作,因为概念的形成过程,判断的形成过程,推理的过程,就是调查和研究的过程,就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的,但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察,才能反映得比较正确,比较接近客观实际。写出的文件要符合实际,也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中收集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神,上级机关布置的任务,本部门去年的工作计划和工作总结,以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势,今年的中心任务,上级要求;本部门当前的工作状况,存在的有利条件和不利因素,有什么潜力;研究针对实际情况应当提出哪些具体指标,需要采取什么保证措施等。再如,拟写一个全面的工作总结,需要查阅原订的工作计划,上级机关颁发的主要的领导性文件,这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件,有关的重要会议文件,本机关的大事记等;请本机关各个部门的同志开个座谈会,了解各部门的工作情况和工作体会,召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上,分析研究主要进行哪几项工作,取得的主要成绩及其原因,工作中的主要经验教训等。

总之,收集材料和调查研究,是一个充分酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材,了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃,从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲,安排结构

在收集材料调查研究的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。

提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题、依次再写什么问题,主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改,使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草,拟写正文

结构安排好后,要按照提纲所列顺序,开宗明义,紧扣主题,拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料,使材料为观点服务。运用材料要能说明问题,做到材料与观点一致。

行文当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可,或词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云,无所适从,或者容易产生误解,造成歧义,便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞,缺乏根据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清楚要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件,需要既有观点,又有材料。观点和材料的关系,如同骨头和肉的关系一样,有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如,阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向,指明怎样去做会有什么好处,指明不应当怎样做,做了容易产生什么后果,会有什么不利等。总之,要向对方晓以利害,使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性,就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如,写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍,都要选用一定的典型事例和典型人物的材料,以达到交流情况,具体反映问题,或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件,有理有据,才能使人感到生动真实,乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的,使用材料时必须经过选择与剪裁,使材料能够说明观点,并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当,要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点,这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当,不说明问题,就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件,会显得结构松散而杂乱,是缺乏说明力的。因此,不能说明问题的材料,宁可不用,不可滥用,材料堆砌、生搬硬套,都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性,要求用材料说明观点,用观点统帅材料,是说观点必要有实际材料加以说明,运用材料必须紧密结合观点;绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框,然后去拼凑材料,没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高,用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件,是违背实事求是的根本原则,是决不容许的,必须严加禁止。

还需要说明的是,拟写文件要有观点和材料,也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如,一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等,一般都不需要引用什么材料来阐明观点,而主要是说明具体意见、要求和规定,交代有关事项和做

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题,就写得啰嗦冗长,是不可取的;而为了简便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的。正确的写法,应该是宜简则简,宜详则详,详略得当。叙述的文字力求简练;需交代的重点,如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称,简称必须是人所共知的,并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解,不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名,前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长,可以使用已为人们所熟悉的省略叫法,如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述,应注明出处。引用其它文件时,应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题;引用的语句,应加引号标明。文中提及的人名,如果不为对方所熟悉,在第一次出现时,应当写明他的职务、身份和全名,以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语,应加以注释。总之,不能认为自己清楚的事,对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说,拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号,还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚,除了简短的文件外,一般均应开宗明义,首先交代全文的目的或结论,作为导语,然后再分几层意思说明,在全篇的结尾部分,还可以对全篇的要旨作一个适当的概括,并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达,什么时间开始执行,请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查,认真修改

初稿写出后,要认真进行修改。写文章,须要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修改的。写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时,自己起草以后,一定要反复阅读几遍,仔细地逐字逐句斟酌修改,连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确,主题的论述是否集中,主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了,其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确,表达有无问题。凡属思想感情不健康,看法不够全面,提法不够妥当,概念模糊,以及推理、论证不合逻辑的地方,都要进

3、关于材料的修改。材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过恰当的材料表现出来,如果文件只有观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者材料过多而湮没了观点,就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,起承转合的调整,层次位置的改变,以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句,不规范的字以及标点符号,以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改,不仅可以提高文件质量,为审核、签发打好基础,也可从中提高写作能力。

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