如何写对外函件
精选范文:如何写对外函件(共2篇)
对外函件例一:复访问日期 ×××(首都名称) ××国政府总理×××阁下 阁下: ××大使×××先生阁下已经在×月×日转交了阁下的来信。阁下建议我去××访问的时间可以定在×月×日左右。这个时间对我是完全适合的,我完全同意。如果对贵国政府方便的话,我准备从×月×日起到×月×日,在××进行×天访问。 我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。‘ 顺致最崇高的敬意。 中华人民共和国国务院总理(签字) 一九××年×月×日于北京 对外函件例二:吊唁 ××国驻××国特命全权大使××阁下 阁下: 惊悉××国×××××(职衔)×××先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你,并通过你向××国政府和×××先生的家属,表示深切的哀悼。 中华人民共和国驻××国 特 命 全 权 大 使 (签字) 一九××年×月×日于×× 对外函件例三:通知 ×字第××号 各国驻华外交代表机关: 我局根据我国有关部门的决定,现通知各国驻华外交代表机关如下事项: ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 顺致崇高的敬意。 (盖局印) 一九××年×月×日于北京 [如何写对外函件(共2篇)]篇一:对外函件标准格式介绍
对外函件标准格式介绍
对外文书是对外交往的书信形式,是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规,所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件,如果格式与行文不合常规,也可能引起收件人的误解和不愉快,如果文内有其他错误,则会造成更为严重的后果。因此,书写对外文书要求文字严谨、精练、准确,客套用语要合乎惯例,格式要美观大方,打印要整洁。
收到各类文书要尽快处理,切勿拖压,尤其是外交上的文书往来,收下回复或不予置理以至拒收退回,都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下,除某些纯属通知性的文电外,应以相应的文书进行答复或复谢。
一、几种对外文书
(1)照会
照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出,并用
(2)对 外函件
对外函件(包括外交函件)形式简便,使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况,凡属重要者,视为正式函件,凡属事务性者,视为便函。一般说来,领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件。
[如何写对外函件(共2篇)]
(二)备忘录
备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书,用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节,或用来重申外交会谈中的谈话内容。可面交或送交对方,无客套语、致敬语,开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方方便记忆谈话的内容或避免误解,可预先写成备忘录面交对方,也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见,如果用照会过于郑重时,可使用备忘录。有时为了提醒某一件事,作为一种客气的催询,也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录,不编号、不写抬头、不盖章;送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
(三)电报
国家领导人、外交代表,各部门和机构亦常用电报同外国相应人员及单位进行文书往来。电报多用于祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名,发电人亦应具职衔和全名或机构名称。
电报可直发收电人,亦可发有关国家外交部转或通过驻外使馆转交。
二、对外文书使用的要求
格式使用对外文书首先要注意格式,不要用错。如外长和外交代表使用正式照会,不要用普通照会的格式,非外交代表机构使用对外函件,不要用照会格式等等。
人称人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用
总理对总理,外长对外长。但也有特殊情况,如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首,而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语,非外交机关发的对外文书也不用这一套语,照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如,致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”;给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书,亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页,应紧跟正文后另起一段。
称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称,文中
纸印。
正式照会例二:大使就任通知
(××)××字
××国驻华大使馆:
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意,并谨就×××问题申述如下:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
顺致最崇高的敬意。
(盖外交部带国徽铜印)
一九××年×月×日于北京”
普通照会例二:通知协定生效
(××)部×字
下页 余下全文篇二:对外公函格式
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外部联络函 标题栏(宋体二号字)
致:公司名/负责人(宋体小三号字加粗)
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