对文秘人员知识 (精选范文)
对文秘人员知识、能力结构的认识
【内容摘要】从文秘的历史演变来看，秘书的名称、权能曾一度变更，但唯一不变的是对文秘人员知识与能力的要求，知识结构与能力结构二者缺一不可。知识结构可以反映一个人的知识素养，思维模式；而能力结构又可以反映出理论知识在实际中的运用，因此，我认为文秘人员必须具备特定的知识能力结构。下面从我个人认识的角度浅谈一下对文秘人员知识、能力的认识。
【关键词】 文秘 知识结构 能力结构
改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化，我们对秘书这一职业开始有了新的认识。
一、对文秘的基本认识
文秘是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他
们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。即秘书服务的根本对象是领导者，秘书活动的基本方式是处理信息和事务，秘书活动的根本性质是辅助性。
（一）文秘人员的称谓
社会上对秘书人员的各种称谓一般有：打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任、主管（培训主管、业务主管）、助理（人事助理、执行助理）、初级秘书、高级秘书等等。
（二）文秘的类别
按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类
1、以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书1。
2、以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。
（三）文秘的职业特征2
1、服务的直接性和稳定性。由于秘书是直接对领导负责的，并且对领导的工作在一定程度上是比较熟悉的，所以具有一定的稳定性。
2、知识化和专业化。随着领导对秘书专业化要求的提高，秘书的培养必须适应现实的要求，使秘书知识化，工作专业化。
3、年轻化和女性化。秘书工作在随着工作量增加开始要求秘书必须年轻化，女性化是在上世纪九十年代风靡一时的，但当今社会对秘书的要求并不是女性化趋势，虽说女性在工作中有得天独厚的细心，但我认为男性秘书可以将问题放在其特有的角度来解决，从而为领导提供更合理科学的决策意见。 1 《秘书学概论》 作者:陆瑜芳 出版社:复旦大学出版社
2 《秘书学概论》 作者：金常德，赵莲娜 出版社:大连理工大学出版社
（四）文秘的职能
1.辅助决策 。在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
2.协调关系 。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
3.处理信息 。对有用的信息及时的提供给上级，以便上级在最短的时间内做出最有价值的决定。
4.办理事务。认真办理一切同领导工作有关的日常具体工作。
二、对文秘知识结构的认识
于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识 。
（一）基础知识
秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1、科学文化知识。基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2、马列主义理论知识。哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、
有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3、 政策法规知识。这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
（二）专业知识
专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1、理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论。也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2、业务知识，包括秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3、行业知识，是秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
（三）相关知识
秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1、新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2、管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3、社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4、心理学知识。
（四）社会知识
1、国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
2、国内知识，国情，民情，民俗，民风等 。
三、对文秘能力结构的认识
（一）秘书的一般能力要求
1、观察能力。秘书人员要了解观察的对象，从而有广博的知识积累
2、记忆能力。秘书记忆能力的特点就是要精确与持久。因为有着良好记忆能力的秘书是很受领导欢迎的。
3、分析判断能力。作为秘书，必须有超于常人的分析判断能力
4、应变能力。首先，必须懂得沉着冷静，随机应变；其次，要具备广博的知识，来应对突发事件。
（二）秘书的专业能力要求
专业能力要求是指秘书人员在具体的秘书工作中所要求表现出来的能力，也就是秘书的专业技能。
主要包括：速记能力、打字能力、表达能力、校对、编辑能力、文字书写能力、听辨能力、操作设备能力、事务管理能力、社交与公关能力、调研与处理信息能力。
（三）秘书的职业道德
虽然说对于秘书来说，知识结构与能力结构都十分重要，但我觉得秘书的心理素质和职业道德也是十分重要的，一个良好的心理素质可以使人即使在最危急的情况下都可以处理好问题，而良好的职业道德可以使人在职业中获得更多的尊重。
秘书的职业道德包括：
1、作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责， 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。
2、作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。 个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。
3、秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，
密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
4、谦虚谨慎，办事公道，热情服务，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞
好合作。 办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。 热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。
5、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。
6、秘书人员要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。 遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。 秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。 严守机密是秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德， 自觉加强保密观念。
7、实事求是，勇于创新。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。 勇于创新。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手——秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。
8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。 秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。
9、从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。
（四）秘书的心理素质1
1、意志要坚定
意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂1 《秘书学概论》 作者：金常德，赵莲娜 出版社:大连理工大学出版社
的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。
2、性格要随和
性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。
3、兴趣的培养
兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。另外，还应培养业余兴趣，以丰富生活、陶冶情操、增进身心健康。
4、情感的平衡
情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感
由于在文秘方面没有长期的实战经验，因此对文秘的知识结构以及能力结构的认识可能是比较粗浅的，但这却能代表我对文秘工作的真正认识。
参考文献
（1）《晋书·荀勖传》
（2）《秘书学概论》 作者：金常德，赵莲娜 出版社:大连理工大学
出版社 出版时间： 2009-10-1
（3）《秘书学概论》 作者:陆瑜芳 出版社:复旦大学出版社
出版日期:2001-07-01