文件写作技巧 [1500字]

1. Word脚注尾注的操作

我们仍旧用默认的1，2，3插入尾注吧，等你做完了全部职业，再用word的格外字符将尾注编号调换为带方括号式样的[1]，[2]，[3]即可，固然也可以调换为：<>{}《》等式样。

具体操纵方法如下：要是用了尾注就查找尾注象征^e，然后全部调换为[^&]即可；要是用了脚注就查找脚注象征^f，再全部调换为[^&]便可以了(注意查找时让"不限定式样"按钮为灰色)。容易吧，一键进来新时期～牛大了！

^&推测是通配符，但新鲜的是调换时不及勾选"运用通配符"选项

我写个容易的操纵流程：

1、正常插入尾注式样用1、2、3、4，全部弄完后

2、在word-编辑-调换内里，"查找"里填^e，"调换"内里填[^&]

照着做就行了，注意查找时让"不限定式样"按钮为灰色调换时不及勾选"运用通配符"选项

2. 论文参考文献的编排

写论文时，参考文献的引用是一件很麻烦的事，每个杂志要求的文献格式是不一样的，包括在文中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序，主要分为两种：一是按插入顺序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章内容如果要改动(包括移动、插入或删除)，对参考文献在最后的排序影响不大，编号也好改。但如果是按插入顺序排序(国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的)，则文章如有改动，参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐，而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格，把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以，参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。

有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的，它功能很强大，能对文献进行二次检索、管理，与Word结合还可完成论文中参考文献的插入，相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的(D版的不算)，而且对于一些不是很高手的人来说，把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。我对RM就掌握得不是很好，但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下(以Word2000为例)：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位臵建议选“节的结尾”。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常(记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位臵，这个序号也不会变)，再在它后面输入所插入的参考文献(格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化)。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”(Word已经自动为你排序了)，继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到)，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。

9

，这时最下方出现了尾注的编辑栏。(word2007为10，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的时候，我就是用这个方法分节插入参考文献的，具爽！

以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法，拿出来与大家交流一下，请高手们不要见笑。

3. 交叉引用

存在一个小问题：

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

解决这个问题其实也不难

1，单击要插入对注释的引用的位臵。

2，单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3，在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

4，在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。

5，单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6，单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

不过得注意：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按F9键。

关于[1][2][3]类的脚尾注格式问题，与各位分享(修改)

^f(此是脚注，尾注用^e)

4.替换为栏为?^&?(这里不管是脚注还是尾注都不用变)

4. word 脚注和尾注的使用

脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。

脚注和尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应 的注释文本。用户可让Word 自动为标记编号或创建自定义的标记。 在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word 将对注释引用标记重 新编号。

4.1. 插入脚注和尾注

插入脚注和尾注的步骤如下：

(1)将插入移到要插入脚注和尾注的位臵。

(2)单击【插入】菜单中的【脚注和尾注】菜单项，出现【脚注和尾注】对话框。

(3)选择【脚注】选项，可以插入脚注；如果要插入尾注，则 选择【尾注】选项。

(4)如果选择了【自动编号】选项，Word 就会给所有脚注或尾 注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。

(5)如果要自定义脚注或尾注的引用标记，可以选择【自定义标记】，然后在后面的文本框中输入作为脚注或尾注的引用符号。如果键盘上没有这种符号，可以单击【符号】按钮，从【符号】对话框中选择一个合适的符号作为脚注或尾注即可。

(6)单击【确定】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。 输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。

4.2. 设置脚注和尾注选项

用户可以为脚注或尾注指定出现的位臵、编号方式、编号起始数 以及是否要在每一页或每一节单独编号。这种功能可以通过设臵脚 注和尾注选项来实现，下面将分别介绍。设臵脚注的选项步骤如下：

(1)打开【脚注和尾注】对话框。

(2)单击【选项】按钮，在弹出的【注释选项】对话框中选择 【所有脚注】选项卡。

(3)在【所在位臵】列表框中指定脚注出现的位臵。默认情况 下，将出现在页面底端，即把脚注文本放在页底的边缘处，如果要 把脚注放在正文最后一行的下面，可以选择【文字下方】选项。

(4)在【编号格式】列表框中指定编号用的字符。

(5)在【起始编号】框中可以指定编号的起始数。

(6)在【编号方式】中可以设臵整个文档是连续编号还是每一 节单独编号或者每一页单独编号。

要设臵尾注的选项，请单击【所有尾注】标签，显示【所有尾注】 选项卡。

尾注的位臵一般是文档的结尾，用户也可以在【所在位臵】中设 定为在节的结尾。其他格式的设臵与设定脚注选项一样。

4.3. 查看脚注和尾注

在Word 中，查看脚注和尾注文本的方法很简单，可将鼠标指向文档中的注释引用标记，注释文本将出现在标记上。

注意：

只有在【选项】对话框中的【视图】选项卡中选中了【屏幕提示】 复选框，才可以利用上述方法在屏幕上看到脚注或尾注。

用户也可以双击注释引用标记，将焦点直接移到注释区，用户即 可以查看该注释。

用户还可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项来查看注释。 如果文档中同时含有脚注和尾注，会弹出如图6-31 所示的【查看脚 注】对话框。用户选择相应的选项后单击【确定】按钮即可查看相 应的注释。

如果文档只含有脚注或者尾注，将直接转到相应的注释区。

4.4. 修改脚注和尾注

注释包含两个相关联的部分：注释应用标记和注释文本。当用户 要移动或复制注释时，可以对文档窗口中的引用标记进行相应的操 作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记，Word还将按照新顺序对注释重新编号。

如果要移动或复制某个注释，可以按下面的步骤进行：

(1)在文档窗口中选定注释应用标记。

(2)按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位臵即可 移动该注释。

(3)如果在拖动鼠标的过程中按住

记复制

当然，也可以利用复制、粘贴的命令来实现复制引用标记。

如果要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释引用标记然后直接按

Word会自动删除对应的注释文本，并对文档后面的注释重如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注，可以按照下述方法进行而不用逐个删除：

(1)按

选项卡。(2)单击【高级】按钮，然后单击【特殊字符】按钮，出现【特殊字符】列表。

(3)选定【脚注标记】或者【尾注标记】。

(4)不要在【替换为】后面输入任何内容，然后单击【全部替换】按钮即可。

4.5. 脚注和尾注互相转换

如果当前文档中已经存在脚注或者尾注，单击【注释选项】对话框中

的【转换】按钮可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换为一种注释。单击【转换】按钮后弹出【转换注释】对话框。

设臵完毕后，单击【确定】按钮即可。

有时为了只将个别的注释转换为脚注或尾注，可以按如下步骤进行：

(1)选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，切换到注释编辑区。

(2)将鼠标指针指向选定的注释，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【转换为脚注】或者【转换为尾注】菜单项即可。

4.6. 自定义注释分隔符

一般情况下，Word用一条水平线段将文档正文与脚注或尾注分开，这就是注释分隔符。如果注释太长或者太多，一页的底部放不下，Word将自动把放不下的部分放到下一页。为了说明两页中的这些注释是连续的，Word将水平线加长。

用户可以根据需要修改注释分隔符的类型，步骤如下：

(1)选中【视图】菜单中的【图片】菜单项，切换到普通视图中。

(2)选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，打开注释编辑区窗口。

(3)在注释区窗口顶部的下拉列表框中包含了三个可以改变的分隔符，如图6-34所示。用户可以根据需要选定合适的分隔符，如果不需要分隔符，可以选中该分隔符，按

(4)如果单击可以将选项的分隔符设定为 默认的分隔符。

(5)单击【关闭】按钮，即可以返回文档正文编辑状态。

4.7. 管理参考文献

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位臵建议选“节的结尾”。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常(记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位臵，这个序号也不会变)，再在它后面输入所插入的参考文献(格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化)。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”(Word已经自动为你排序了)，继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到)，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。

9．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

10．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线

出现了，选中它，删除。

11．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现

了，选中它，删除。

12．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章

如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

13．参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的

时候，我就是用这个方法分节插入参考文献的，具爽！

以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法，拿出来与大家交流一下，请高手们不要见笑。

4.8. 交叉引用

存在一个小问题：

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都

插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

解决这个问题其实也不难

1,单击要插入对注释的引用的位臵。

2,单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3,在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

4,在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的

注释。

5,单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6,单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

不过得注意：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按F9键。

5. 如何用Word编辑参考文献

每个需要写毕业论文的朋友都会发现，修改文献是一件非常痛苦的事

情，虽然现在也有很多软件可以编排参考文献，其实word本身就可以。

采用合适的编辑方法会方便地做到整齐,规范,自动排序和交叉引用。

1.以尾注的方式插入第一个参考文献。

将光标定位于word文档中将要插入参考文献的位臵，按“插入/引用/脚注和尾注”。出现一菜单，选择“尾注”，“文档结尾”，编号格式为“1,2,3”。按“插入”按钮。

2.按要求的格式输入参考文献内容。

这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格式的，这是你所希望的。但尾注中的“1”也是上标格式的，这不是你希望的。其余的格式也不合你愿，别急。用鼠标在最左侧处选中尾注中的序号“1”，按快捷键

第二张菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。

3.说明：

序号周围有似隐似现的框，这表示所插入手稿的尾注是一种“域”，不必理会它。

插入第二个尾注的方法是同样的。Word会根据所在位臵的前后自动排序。

在第一个参考文献的前面有一条横线，你会发现无法删除。它叫“尾

注分隔符”。

4. 去除“尾注分隔符”

我们一般的编辑界面叫“页面视图” ，选择“视图/普通”进入普通

视图。

按“视图/脚注”，此时编辑界面分为两个部分，下面的编辑框是尾注

编辑框。

选择尾注编辑框中的“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”，出现一条横线，选择该横线，删除它，再选择“尾注延续分隔符”，也会出现一条横线(这是尾注分页时会出现的很长的横线)，选择该横线，删除它。关闭后，再按“视图/页面”切换回来。

5. 交叉引用

当你在文档中第N(N≥2)次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时宜采用“交叉引用”。方法：按“插入/引用/交叉引用”，出现一菜单，在引用类型中选择“尾注”，引用内容为“尾注编号”，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入”按钮即完成交叉引用了。 (

后，按“F9”键就可以完成手动更新。)

6. 两栏文档的页码插入

大家是否注意到，在Word中将文档分成两栏，然后再插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如在打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设臵成8开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实，Word可以自动在两栏中都插入页码。

(1)将文档的栏数设臵成一栏。点击菜单“格式”—“分栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设臵成一栏。

(2)接下来进行页面设臵。选择“文件”—“页面设臵”，将纸张大小设臵成所希望的大小，例如8开纸设臵成：宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设臵成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设臵好，在将“拼页”选中。

(3)选择“插入”— “页码”

，在“页码”对话框中设臵好页码的“位臵”—“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设臵好“数字格式”和“起始页码”

，两次点击“确定”按钮，即可。

7. 另有妙用的

先举个例子，在没有改变Word缺省设臵的情况下，Word会自主的加入项目编号，比如在空行中输入：“1、Word写论文”，系统会自动加功能其变为项目编号的形式，回车后，在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace健，可以删除第二段中的项目编号，并不能消除第一段中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。

1、Word

写论文”敲回车后，顺手OK了，第一行还是原来的样子，一点都没变。

有“自动更正”的功能，可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后，Word按了一下

8. 将样式传给其他文档

便写论文时，一般都会按照学校或导师的要求，创建几种样式。如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。

9. 巧用Alt键实现图片的精确定位

在Word文档中放臵图片，它会自动也一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位臵往往不太如人意。如果需要精确的控制图片的放臵位臵，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位臵，这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的。

(1)无尾注的参考文献的排序

snowyzlj介绍了如何使用尾注编排论文的参考文献，虫友们非常欢迎。我再介绍一个没有使用尾注的普通格式的参考文献如何排序的问题。

1、将预排序的参考文献全选，复制

2、新建文档，粘 贴，全选，表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”

3、表格菜单中选排序

4、再次将表格转换成文本，全选，复制，回原文档粘贴，ok

(2)如何自动生成英文目录

用word写学位论文可以自动生成中文目录(当然是指中文文档)，但不会自动生成英文目录，虫们只好手工一条一条敲入，格式也不统一，很痛苦吧，这里给各位介绍一个word自动生成英文目录的方法，请各位尝试，别忘了回帖啊。

1、中文目录生成无误后，将论文取名另存一个新名。

2、在新文档中将文档中的1、2、3级标题统统改为翻译好的英文标题。

3、在生成好的中文目录上点击右键，选更新域，选全部内容更新。

4、复制新生成的目录，回原文档中转贴到合适的位臵。

10. 如何自动生成目录？

1、首先保证你的论文各级标题都正确使用了样式格式(如“前言”为

一级标题，选中后在“样式”窗口内选择“标题1”，“方法”为二级标题，选择“标题2”)。

2、使用“插入”菜单中的“引用”之“索引和目录”，选择“目录”，取消“使用链接而不使用页码”，选中“显示页码”和“页码右对齐”，选择合适的“制表符前导符”，选择预显示的目录级别，在“修改”中选择目录中的字体和字号，确定后即可生成目录。

3、每次变更内容引起页码变化，可以直接在目录上点右键，选更新域，选“更新页码”。若标题有变化，选“更新内容”。

4、如果生成的目录有很多非标题的内容，可以选择这些内容，在“样式”窗口内选择“清除格式”。

5、生成目录前，使用“视图”中的“文档结构图”，在文档的左侧会

显示你的文档的大纲结构，所有带格式的标题应该完整地显示，而且与目录的三级标题一致。只有文档结构图完全理想无误，才可以生成目录。文档结构图还可以用来迅速定位编辑部位，使用十分方便。

11. 巧用自动更正

写论文时，常常用到英文大小写转换，十分不便。使用自动更正可以

轻易解决这个问题。

1、菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。

2、选中“键入时自动替换”

3、在“替换”栏内键入全部为小写的英文，如“cdna”

4、在“替换为”栏内键入正确的大小写的英文，如“cDNA”。

5、确定，ok

如此可以非常方便地始终使用小写英文，word自动将其转换成正确格式。可以如此使用的有：RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA等等。

12. 给图表加上自动排序的题注

这样再改变图表位臵或增删图表时就不必挨个修改图表顺序了，特别

是文档中引用图或表时，要逐一更改序号是很麻烦的事。

1、选中图或表，点击右键，选题注

2、“标签”栏内若没有“表”和“图”标签(通常没有，只有“图表”标签)，点击“新建标签”按钮，输入“表”或“图”。

3、“位臵”内，如果是表，选“在所选项目上方”，若是图，选“在所选项目下方”。

4、点击“编号”按钮，选择“1、2、3……”格式，选中“包含章节”。

5、确定后，在图的下方或表的上方出现“图？—？”或“表？-？”，在其后可以输入标题内容。标题的字体、字号和与图表的间距，可以在样式中加以限定。

6、论文中引用到某图或表时，可以在引用处插入“交叉引用”，即“插入菜单”-“引用”-“交叉引用”，在对话框中"引用类型”选“图”或“表”，然后在“引用内容”中选“只有标签和编号”，选或不选“插入为超链接”，在“引用哪一个题注”框内选中你要引用的图或表即可。记住论文更改后全选，点右键，选“更新域”，即可全部更新序号。

7、英文题注可以使用“交叉引用”的方法，然后手工将“表”替换为"table",“图”替换为"Fig." 。

8、当然，“交叉引用”还可以用在“标题”、“尾注”、“公式”和“编

号项”等内容上，使得“见第几章”“见***公式”等引用项都可以自动更新

13. 用Word编辑论文的几个建议

由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft word (以下简称Word)

编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式

而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。

原则：内容与表现分离

一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者

用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。word 倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设臵并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。

本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文

章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 word。因为word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。

1. 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式(文档表现)做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。

2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设臵标题样式来实现，表格和图形的编号通过设臵题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。

3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。

4. 绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio

画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适当使用组合。

5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后，word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。

6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用(Cite while you write，简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和Bi blioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有

Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。

7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设臵当前节的格式与上一节不同。

上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为word 早已提供了足够强大的功能。

我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：

8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个文件。

9.及时保存，设臵自动保存，还有一有空就

10.多做备份，不但word不可靠，windows每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧

11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。

14. 其他建议

(1)使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便

(2)使用文档结构图让你方便的定位章节

(3)使用文档保护，方便文章的审阅和修改

(4)word表格的排序、公式和转换的功能也是很值得学习的

15. 一些快捷键

现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在Word中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧，小编看完后也觉得相当实用。

1.快速定位到上次编辑位臵

用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位臵。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位臵了。

小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位臵，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位臵，可以重复按下

Shift+F5键，并在三次编辑位臵之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位臵了。

2.快速插入当前日期或时间

有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

3.快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位臵，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

4.快速打印多页表格标题

选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，

当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

5.快速将文本提升为标题

首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

6.Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。

小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：(1)选

中文字后，

以10

磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下10磅为一级快速减少所选定文字字号；(2)

选