学生会秘书处工作流程及制度 (精选)
经济管理系团总支学生会
秘书处规章制度
总 则
经济管理系团总支学生会秘书处，是团总支学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对经济管理系团总支学生会主席团负责。作为学生会主席团的执行机构，秘书处是沟通主席团和各部门的桥梁，是联系各部门的纽带，是学生会主席团直接领导下的一个重要职能岗位，为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本部门制度。
宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。
原则：公平、公正、公开。
中心：“团结、协作、自信、高效、创新”
工作范围：
1、主要负责团总支学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；
2、对团总支学生会的会议进行统筹安排和会议记录；
4、拟写工作总结及计划和活动策划书；
5、制作日常工作中所需的表格设计；
6、整理修改各项活动的团学简报；
7、团总支学生会的财务报账、物品管理、和数据统计；
8、七楼辅导员老师办公室的值班。
9、协助系里辅导员开展相关工作，积极、保质保量的完成老师交给的任务。
第一章 秘书处各成员工作职责
一、秘书长职责：
1、是团总支学生会的一员，参与对团总支学生会的管理工作，对团总支学生会负责。通知及协助团总支学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；
2、负责秘书处的对外工作，协调好与团总支学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督，做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副秘书长进行沟通交流；
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动；
5、负责我系每周团总支学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；
6、负责经济管理系团总支物品采购的统一管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。
二、副秘书长职责：
1、直接对团总支学生会负责，接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；
2、全面负责秘书处内部工作，协调委员之间的关系，在工作会议时向秘书长反映委员的表现和工作情况。
3、负责部内各组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部员的表现进行评估考核。
4、主管部内人事，负责部内成员的档案和活动资料的管理。
5、注意发现和培养优秀部员，关注他们的进步，为他们的发展创造必要的条件和环境。
6、审核整理经济管理系团总支所有团学简报，并做好记录。
三、理事职责：
1、直接对团总支学生会负责，接受秘书长和副秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与副秘书长进行沟通与交流；
2、全面负责秘书处内部工作，将副秘书长安排下来的工作及时分配到委员手里，协调委员之间的关系，在工作会议时向副秘书长反映委员的表现和工作情况。
3、负责培养成员的工作能力以及工作积极性。
4、注意发现和培养优秀部员，关注他们的进步，为他们的发展创造必要的条件和环境。
5、审核整理秘书处成员的全面工作，以帮助成员更好的完善他们的工作。
四、委员职责：
1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识；
2、团结协助，注重团队协作精神；
3、始终保持着对工作的热情；
4、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果；
5、负责与各部门的联系，于每月单周周四周四将本周团学简报发送至副部长邮箱；
6、协助其他各部门完成各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。
7、负责每天在七楼系辅导员办公室的值班日常工作；
8、负责对主席团的通知及其联络；
第二章 规章制度
一、日常：
1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；
2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；
3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名；
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。
二、会议：
1、秘书处根据实际工作需要，于每周三中午12:30召开工作会议，委员应准时参加例会，例会前专设一名委员登记本次例会的出勤情况并做好会议记录；
2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行；
3、委员应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出；
4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，委员迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。
第三章 奖惩条例
为了提高部门成员在工作上的责任意识，加强部门内部管理建设每学期将对部门委员工作成绩进行评定，特拟条例如下（实行百分制）：
委员最终考核成绩有两部分组成，秘书长及副秘书长对其考核成绩分数占总分的60%，委员自评成绩占总分的40%；每位委员的基础分为70分；严格按照分数高低评选出优秀委员；每次评选优秀委员人数不超过总人数的20%。 奖惩细则：
1、及时传达各项任务加2--5分/次，不能及时传达工作任务将视其情节扣2--5分/次；
2、积极完成下达的工作任务视其效果加2--5分/次，对不能完成任务而无情况说明者将视其情节扣2--5分/次；
3、在执行工作中，认真负责加5--10分；玩忽职守，寻私舞弊者，扣5--10分/次。若造成严重后果、有损学生会或部门形象者，将给予警告或开除；
4、在活动策划及开展中，大胆提出创新意见者加2--5分/次；
5、对于每次例会，应准时参加，生病或有事应事先请假。无一次缺勤者加5分；如无故缺席扣其5分/次，迟到扣2分/次，无故缺席三次者当自动退出；
6、秘书处委员参加秘书处举办活动一律不得加分。
附件：
秘书处各项工作流程
一、财务报账
每月22号，通知部门上交用费收据或发票，发票或收据反面要用铅笔写上用途，部长签名以及分管主席签名（分管主席签名一定不能少，没有分管主席签字一律不给以报障）。报账要做好电子档放于办公室电脑存档。打印出纸质档两份，两份都要于梁老师处盖章。一份留给梁老师，一份带回秘书处存放在财务报账文件夹内。通知各个部门领取钱，领钱的时候要让领取人在报表上签字。 注：仔细。注意时间，最主要的是发票或收据反面要用铅笔写上用途，部长签名以及分管主席签名。各个部门在活动之前将要买的物品稍作统计，先写一张资金审批单由梁老师签字同意。
二、值班
1、时间：周一之周五，每天的上午一二节课和五六节课。（临时任务除外）
2、地点：七楼系辅导员办公室
3、值班人员一定要写值班日志，由主管人向部长报告一周的工作情况。
4、协助系辅导员开展相关工作，要尽量做到准确、高效、无误的完成任务。 注：1、每次值班室委员需带工作牌。
2、着装整齐，不许穿拖鞋。
3、离开时要将办公室打扫一下。
三、工作总结及计划.活动策划
1、及时催缴各部门的工作总结或计划(电子档.打印档各一份.``xx部工作总结/计划”落款;内容统一楷体_GB2312小四).
2、总结的撰写工作,注格式.称呼.用词.以系的角度认真审阅.
3、于规定时间完成并存档备份.
四、团学简报
负责每月两次的团学简报的收集,上交工作,每单周周四将团学简报整理好并存电子档.于每月单周周五将电子档上交到院学生会办公室.团学简报包括活动和意见反馈两部分,及时催缴.整理每次的团学简报的材料(时间.地点.人物.事情).必须附加一份学生意见反馈.
五、物品管理
每个月要对经济管理系团总支学生分会办公室物品进行整理和统计，物品要坚持“有借必有还”的原则。借出的时候要写好借条，写明借取人姓名，部门，借出时间以及归还时间，最主要是借取人签名。归还的时候要检查物品是否完好，归还人签字，经手人签字，归还时间。定时不定时对办公室物品进行统计核对。 注：对经济管理系团总支学生分会办公室物品管理要细心负责，不能私自借出，使用。 每月一号、十五号对物品借出登记薄进行统计核实。
六、表格设计
根据得到通知，分析要做表格的结构。一般标题和表头的字体用楷体
_GB2312、居中和加粗，正文用宋体。还有结束的右下角一般要注明是经济管理系团总支学生会和做表格的日期。在输入数据时要细心，一定要保证正确率100%。还包括包括：经济管理系团总支学生分会各项活动及学生大会、讲座、经管晚会的PPT、EXCEL、WORD等。
七、通讯录
对经济管理系团总支学生分会的所在团总支、学生会所有副书记、主席、副主席、部长、副部长、主任、副主任及各部委员。
八、临时任务：
全体秘书处成员必须养成好的时间观念，给自己明确时间限定，接受临时任务的时候，在没有特殊情况下，必须无条件服从并且按时完成并及时向副秘书长、秘书长或主席反馈完成情况。
规定时间范围如下：男生在接到电话通知到着手去做中间有10分钟的缓冲，女生有15分钟，尽量把时间压缩到最短。
九、通知
秘书处针对团总支、主席团各部门部长及主任的通知。采用飞信群通知。通
知时要注意文明用语，简易易懂。多用“请”字，注明通知发出日期，若有要收回的文件，也要注明收回日期。
十、协助系里辅导员开展相关工作，积极、保质保量的完成老师交给的任务。
注：1、该规章制度即日起生效；
2、经济管理系团总支秘书处保留此规章制度的最终解释权。
经济管理系团总支学生分会秘书处
2009年11月02日