试述当代秘书基本礼仪
摘要
随着经济社会的发展和对外交往的增多， 礼仪问题越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视。 秘书的礼仪修养水平，能使其行为举止留给人们美好的印象，有助于人们获得交往活动的成功。 在秘书工作的众多事务中，秘书礼仪是极其重要的内容之一，而且能为单位塑造良好的形象，是单位的无形资产。良好的礼仪也是秘书人员不可忽视的一种修养和技能。秘书工作不能忽视礼仪内容，而礼仪则在秘书工作中具有自己的特殊意义。因此，对于直接为领导者服务、代表着单位和组织形象的秘书人员来说，增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。 秘书人员必须不断学习、不断提高，才能在礼仪场合游刃有余。
关键词：秘书；礼仪；秘书工作
前言
礼仪是人类文明的结晶，是现代文明的重要组成部分。 随着我国经济文化的发展，注重礼仪越来越成为人们的一种共识。 讲礼貌、懂礼仪是衡量一个国家和民族文明程度的重要尺度，也是个人文明程度和道德修养的一种外在表现形式。 从个人修养的角度来看，礼仪可以说是一个人内在修养和素质的外在表现。从交际的角度来看，礼仪
可以说是人际交往中适用的一种艺术，一种交际方式或交际方法，是人际交往中约定俗成的示人以尊重、友好的习惯做法。
我国是一个历史悠久的文明古国，素有礼仪之邦的美称。 几千年的民族文化，逐渐形成了人们共同认可的道德规范和行为方式，文明礼貌的传统美德已深深地融入炎黄子孙的民族性格和文化心理，影响着社会的文明与发展。 在改革开放的今天，人们的社会交往日益广泛，国际交流日益频繁，学习礼仪知识，提高自身修养，越来越成为每个人的必修课。 礼仪对于建立良好的人际关系，促进社会文明的进步，提高企业的经济效益，树立一个党政机关、企事业单位乃至整个国家和民族的形象有着难以估量的作用。
一 秘书礼仪的基本知识
（一）现代礼仪的含义和内容
1 ．现代礼仪的含义
礼仪是指人们在社会交往中由于受历史传统、风俗习惯、宗教信
仰、时代潮流等因素的影响而形成的，既为人们所认同，又为人们所遵守，以建立和谐关系为目的的各种符合礼的精神及要求的行为准则或规范的总和。 现代社交礼仪泛指人们在现代社会交往活动过程中形成的应共同遵守的行为规范和准则，具体表现为礼节、礼貌、仪式和仪表等。
礼仪规范的形成，是人们在社会交往过程中、反复的生活实践中形成的，并通过某种风俗、习惯和传统的行为方式固定下来。 这种约定俗成的规范不断地支配或控制着人们的交往活动，它规定着人们在一定的场合中特定的行为方式和表现，告诉人们该做什么，不该做什么。
2.秘书礼仪的内容
（1）秘书自身的礼仪
秘书自身的礼仪主要包括仪表的协调、仪表的色彩搭配和不同场合的仪表三个方面。所谓仪表的协调，是指一个人的仪表要与他的年龄、体型、职业和他所在的场合吻合，表现出一种和谐，这种和谐能给人以美感。要把握适度性，无论在修饰程度，还是饰品的数量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然适度，追求雕而无痕的效果。要注意适体型，修饰要与容貌、体型、个人气质相适宜；要与自己的身份和和职业协调统一，合乎和体现自己的身份特点和表现自己的内在的气质。化妆方面，在工作岗位上，以淡妆为主，避免使用芳香型化妆品。 仪表应注意场合，根据不同的场合范来进行着装。喜庆场合，庄重场合及悲伤场合应注意有不同的服装，要遵循不同的规和风俗，考虑
文化背景的影响。在不同的时间、地点及场所所适宜的装扮是秘书人员不能忽视的。秘书还必须注意：除了穿着应该考究之外，从头到脚的整体装扮也应讲究强调“整体美”。
（2）与领导相处礼仪
美国著名成功教育家戴尔?卡耐基认为：一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外的85％是要靠人际关系、良好的人际关系不仅能使你心情愉快，重要的是会帮助你的工作步入成功。 而作为下属，一定要处理好与领导的关系。特别是秘书，只有获得上级领导有力的支持，才能更好的开展工作。否则，只会在工作中处处受阻。与领导相处，需要注意一下几点：一是要了解你的领导。与人相处，贵在相知。人与人之间如果多点了解，就会少一些误会。与领导相处，更是如此。秘书经常在领导身边工作，要了解他的工作作风、习惯、爱好等，这样就会减少许多不必要的麻烦。二是要尊重你的领导。人际关系学家告诉我们，即使对最友好、最亲近的人，也不要忘记应有的礼仪。单位的领导，一般具有较高的威望、资历和能力、有很强的自尊心。作为下属，应当维护领导的威望和自尊。学会与你的上司愉快相处。三是在工作中要配合你的上司。领导想不到的你能帮他想到，领导想到的你已经做到了，并且一个称职的秘书还应该多向上司提出有创造性的好意见。四是接受指示的礼仪。上司对下属指示工作时，大都希望受到尊重，如多能马上回答：“是”，“好的”，“我马上来”等类似的话，上司会很高兴。听完指示后，要问明工作完成的最后期限，如果上司时间充裕，态度从容，可以请上司再复述一遍
不明确的地方。要学会运用良好的沟通技巧，解决指示中的疑问。五是听取上级领导的批评。对于上级的批评，首先要正确对待，认真听取，在听取批评的过程中一定要平心静气，注意礼节。
（3）接待礼仪
对秘书而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不论是接待远道而来的贵宾，还是接待来访的群众，秘书在具体的接待工作里既要有所区分，又要一视同仁。在任何时刻，对对方的重视、友好与热情，是不可缺少的。做好来宾的工作，关键需要在接待计划、礼宾次序、迎送陪同等三个方面做到面面俱到。要拟定好接待计划。包括接待方针、接待日程、接待规格、接待人员、接待费用、饮食住宿、旅游观光、交通工具、安保宣传等。制定好尽可能完善的接待计划，便可以使接待工作在具体操作时按部就班，有备无患。其次是礼宾次序。它所指的是在同一时间或同一地点接待来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门不同身份的多方来宾时，接待方按照约定俗成的方式，对其尊卑、先后的顺序或次位所进行的排列。然后是迎送陪同。接待正式来访的重要客人，有时可酌情为其安排迎接、送别活动，以示对对方的重视和礼遇。迎送时要注意限制迎送的规模和明确时间和地点。在客人陪同方面，要注意照顾客人，为客人尽可能的提供方便，要坚守岗位，做到随叫随到。
（4）社交礼仪
礼仪的类别很广泛，它涉及社会生活的各个方面，职业、民族、宗教、工作、学习、生活各个不同的领域均有不同特定的礼仪要求，
因此，礼仪的内容多种多样，丰富多彩，但它有着自身的规律性。一是自律的原则。这是礼仪的基础和出发点。自律就是自我约束，按照礼仪规范严格要求自己，知道自己该做什么，不该做什么。二是敬人的原则。即人们在社会交往中，要敬人之心常存。不可损人利己，不可伤害他人的个人尊严，更不能侮辱对方的人格。三是宽容的原则。即人们在交际活动中运用礼仪时，要严于律己，更要宽以待人。四是适度的原则。应用礼仪时要注意把握分寸，认真得体。五是真诚的原则。真诚就是在交际过程中做到诚实守信、不虚伪、不做作。人与人之间信息传递、情感交流、思想沟通的过程，如果缺乏真诚则不可能达到目的，更无法保证交际效果。
秘书礼仪的特点
现代礼仪的基本特征，是时代特征与社会特征的完美结合，以新颖、实用、简单、灵活的形式体现出高效率、快节奏的时代特点。 一般说来，现代礼仪具有以下四种特征。
（１）礼仪具有规范性特点
礼仪既有内在的道德准则，又有外在的行为尺度，对人们的言行举止和社会交往具有普遍的规范、约束作用。 所谓规范性，主要是指它对具体的交际行为具有规范性和制约性。 这种规范性本身所反映的实质是一种被广泛认同的社会价值取向和对他人的态度。 无论是具体言行还是具体的姿态，均可反映出行为主体的包括思想、道德等内在品
质和外在的行为标准。
遵循礼仪规范，就会得到社会的认可和嘉许；违反礼仪规范，就会到处碰壁招致反感、受到批评。 正所谓有“礼”走遍天下，无“礼”寸步难行。
（２）礼仪具有普遍认同性特点
所谓认同性，是全社会约定俗成，全社会共同认可、普遍遵守的准则。 一般来说，礼仪代表一个国家、一个民族、一个地区的文化习俗特征。 但我们也看到不少礼仪是全世界通用的，具有全人类的共同性。 例如：问候、打招呼、礼貌用语、各种庆典仪式、签字仪式，等等，大体是世界通用的。
礼仪的普遍认同性，主要源于共同的经济生活和文化生活。 经济的共同性必然导致礼仪的变化。 比如现代经济的快节奏、高效率，使现代礼仪向简洁、务实方向发展。
（３）礼仪具有差异性特点
“十里不同风，百里不同俗。” 礼仪的差异性首先表现为民族差异性。 礼仪规范约定俗成，不同国家、不同地区，由于民族特点、文化传统、宗教信仰、生活习惯不同，往往有着不同的礼仪规范，这就需要增加了解，尊重差异，不可唯我独尊，我行我素。 比如同是见面礼，不同的民族有着不同的表现形式。 礼仪的差异性还表现为个性差异，每个人因其地位、性格、资质等因素的不同，在使用同样的礼仪时会表现出不同的形式和特点。 比如同是出席招待会，男士和女士要有不
同的表现风格。 同时礼仪运用也受到时间、地点和环境的约束，同一礼仪会因时间、地点或对象的变化而有所不同。
（４）礼仪具有时代性特点
礼仪一旦形成，就具有世代相传、共同实践的特点。 但是礼仪并非一成不变，在这种发展变化中，表现为一种继承和发展。 礼仪随着时代发展变化而吐故纳新，随着内外交往日益频繁而互相借鉴吸收。 世界上任何事物都是发展变化的，礼仪虽然有较强的相对独立性和稳定性，但它也毫不例外地随着时代的发展而发展变化。 社会交往的扩大，各国民族的礼仪文化都会互相渗透，尤其是西方礼仪文化传入中国，使中华礼仪在保持传统民族特色的基础上，发生了更文明、更简洁、更实用的变化。 礼仪的发展变化过程，是继承与创新相统一，差异与交融相伴生的过程。
（三）秘书礼仪的原则
1 ．里尔法则：交往以对方为中心
“交往以对方为中心” ，是现代交际的第一法则，也叫里尔法则，由法国社会心理学家里尔较早提出。 里尔法则的实质，我们认为是尊重别人，尊重别人就要尊重别人的价值观和选择。 里尔法则指导我们，说话做事勿忘考虑对方的感受，这体现在礼仪的方方面面。 在招待餐桌上，基本的礼仪为什么是祝酒不劝酒，劝菜不夹菜？ 因为要尊重别人的口味选择。 有人在接待时，点了一大桌菜，但很少问问对方想吃什么，当你请客户吃饭的时候，应该首先征求客户的意见，他
爱吃什么，不爱吃什么，不能仅凭自己的主观喜好。
2 ．莫莉法则：交际高手为别人创造表现机会
让〃莫莉，意大利社会学家，长于研究有效沟通。 她为后人留下了现代交际第二法则，即“莫莉法则” ：每个人都有与生俱来的表现欲，一般交际者要做到配合别人表现，不要揭短；交际高手则要求为别人创造表现机会。 智者善听，愚者善说。 交谈时要想充分为别人创造表现机会，不打断别人，不补充别人，不抢白别人，不怀疑别人。 3 ．布吉林法则：请接受别人
布吉林，国际公关协会会长，公共关系学权威，美国总统的影子人物。 他曾经提出：成为受欢迎的人的准入条件是：accept ，即接受别人。 后来被称为“布吉林法则”。 接受别人有两层意思：一是接受差异，二是接受缺陷。 现代社会，大到国家小到企业，都要学会同各种与自己不同的他人合作。 接受别人，同时还意味着接受对方的缺陷和错误，人无完人，不要总看到别人的缺点。 大是大非，国格人格我们要旗帜鲜明，一清二楚；如果小是小非，就请善解人意、得过且过。 有句话叫“闻道有先后，术业有专攻” ，简单的话语中包含着需要我们身体力行的道理。
（四）秘书礼仪的基本理念
，关键是要懂得尊重为本，尊重在先，时时处处事事尊重所有的人。要尊重别人，首先要尊重自己，必须严于律己，自尊自爱。如果一个
人对自己都不尊重，就不可能尊重别人。尊重自己的交往对象应当是一种自觉的、由衷的行为，包含着自己的德才学识和气度雅量，绝不是装出来的。对秘书人员而言，尊重上级意味着服从，尊重同事是一种本分，尊重下级是一种美德，尊重所有人是一种教养。
2.善于表达
尊重别人只在心里头尊重是不够的，还得善于表达。不仅要有“礼”，还要有“仪”。“仪”就是恰到好处地向别人表示尊重的形式。必要的表达形式绝对不可或缺，没有具体的表达形式，你的尊重就无法让别人感知。比如说，我们在接待来访者时，如果不使用规范化的待客“三声”，即“来有迎声”、“问有答声”、“去有送声”，就会使客人感觉不到被尊重。即使你是从心里尊重对方的，但人家感受到的却可能是你的冷漠。
3.形式规范
除了尊重为本、善于表达之外，还必须讲究形式规范。讲究形式规范，就是要以标准化的、规范化的具体形式来表现自己对他人的尊重。讲究形式规范，就是要求秘书人员不仅要有尊重别人的愿望，有表达礼仪的行为，还要求这种行为准确规范，也就是有规矩。讲不讲待人接物的规矩，既能反映秘书人员自身素质的高低，又可以体现一个单位的管理是否完善。
二、秘书礼仪的功能和作用
（一）秘书礼仪的三大功能
现代秘书工作，是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋、助手作用为主要服务形式，以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业。因此秘书人员作为领导的辅助者，必须完成这种有助于领导管理、决策的工作与事务。
1. 塑造形象功能
秘书礼仪的基本目的就是树立和塑造良好的个人和组织形象。所谓形象就是个人或组织在公众观念中的反映和评价。作为秘书人员，应该从我做起，从每一件小事上注重礼仪修养，做到“内慧外秀”。这样才能树立良好的个人形象。同时，从事商务活动的人员，必须文明经商，树立良好的企业形象，广泛赢得客户的信任，促进信用的提高。
2. 信息沟通的功能
信息沟通要求秘书人员做好综合信息的工作,有能力把握单个信息在整体信息中的地位和作用,当更多的信息通过各个系统,被逐渐汇集之后,要能从这些大量的信息中准确判断哪些是重要的;哪些是紧急的;哪些虽然是紧急的但并不是重要的等等,以决定选择与其相适应的向领导传递的方式。其次,秘书人员应充当各信息系统之间的枢纽,并有效地加强各个系统之间的联系,发挥网络效应。会协调各系统的工作,这是现代秘书信息服务中一项重要的工作内容。秘书必须对本单位以及社会各信息系统有一个整体上的把握。一旦明确了领导决策所需要的信息,就能敏锐地反映出：该信息应由哪个系统运作更快捷；各个系统可以从哪些不同的角度快速索取信息；它们各自能承担的任务是什
么等。这时,秘书既可以建议领导统一安排,又可以经授权由秘书部门或秘书本人来承担信息管理的统筹工作。这种有效地运用组织、利用秘书职位的特点,做好信息协调的工作方式,避免了领导急于“需要的信息上不来”,而各信息系统又抱怨“领导需要什么信息搞不清”相互脱节的现象,使每次对领导决策的信息服务,进入一个良性循环。 在信息化日益发展的今天，信息社会为现代秘书提供了一个新的资源：网络资源。网络资源是随着办公环境的网络化而产生的，网络将一个单位内部的所有办公室连接起来，然后连接一个城市的众多的办公室。秘书工作岗位就像一个枢纽，信息的上传下达通过秘书来实施。 总之，信息沟通是秘书人员必备的基本能力，无论是日常信息沟通能力还是网络的信息沟通能力，都是秘书人员做好秘书工作的必要条件，更是秘书礼仪在秘书工作中具体而生动的表现。
3. 人际协调的功能
首先，秘书作为主管领导与一般职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下之间与同事之间的团结。秘书在传达领导不太利于职工的指令时，应注意维护领导的威信与形象；同样，在向上反映不太有利于职工的情况时，既不能隐瞒、掩饰，又要尽力保护职工的利益。尽量采取对事不对人的态度，使职工的缺点错误既得以纠正，使之获得必要教训．又不至于受到伤害。对于同事、职工间的矛盾，也应尽己所能加以协调、缓和。
其次，在秘书活动和工作中，难免要碰到沟通不畅的事情，有时客户还可能因此而不高兴。如果处理不当，不仅客户对秘书从业人员的
印象不佳，而且还会影响企业的形象。秘书礼仪，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，达成谅解，调适人际关系，使之趋于和谐，从而妥善地解决商务纠纷。
（二）秘书礼仪的作用
孔子说：“不学礼，无以立。” “博学于文，约之于礼。”礼仪对人有较强的约束力。秘书礼仪不仅是秘书工作取得成功的重要手段，而且已逐渐渗透到社会经济生活中的各个方面，为构建和谐文明社会起着重大的作用。
1.提高个人职业素养
礼仪是成功者的潜在资本。市场竞争最终是人员素质的竞争，对秘书人员来说，秘书人员的素质就是秘书人员个人的修养和个人的表现。教养体现于细节，细节展示素质。通过学礼仪、讲礼仪，会使人树立起正确的价值观，自觉调整站位，跳出自我的小圈子；以他人为先，以社会为上，从国家和社会的大局考虑问题；以“先天下之忧而忧、后天下之乐而乐”的高尚情怀净化灵魂；以“己所不欲、勿施于人”的恭敬谦让精神规范自己的言行举止，从而使自己的思想素质提升到一个新的层次。
2.有助于塑造良好的公众形象
公众形象是十分重要的，它的形成大多数是通过礼仪来传递的，并且直接影响着交往双方能否融洽相处以及交际的成败。不仅如此，一个个体或一个单位，想要扩大知名度、提升美誉度就要在社会公众面
前树立最佳形象，而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径。现代市场竞争除了产品竞争外，更体现在形象竞争。一个具有良好信誉和形象的公司或企业，就容易获得社会各方的信任和支持，就可在激烈的竞争中处于不败之地。所以，秘书人员时刻注重礼仪，既是个人和组织良好素质的体现，也是树立和巩固良好形象的需要。
3.有利于传递信息，展示价值
良好的礼仪可以更好地向对方展示自己的长处和优势，它往往决定了机会是否降临。比如，在公司，你的服饰适当与否可能就会影响到你的晋升和同事的关系；带客户出去吃饭时你的举止得体与否也许就决定了交易的成功与否；又或者，在办公室不雅的言行或许就使你失去了一次参加老板家庭宴请的机会……这是因为礼仪是一种信息，通过这个媒介表达出尊敬、友善、真诚的感情。所以在商务活动中，恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任，进而推动事业的发展。
三、提高秘书礼仪修养的方法和途径
礼仪修养是秘书人员综合素质的组成部分，它不但直接影响秘书工作的效率，也关系到秘书人员以及秘书所属企业的形象。秘书人员要提高自身的礼仪修养，需要加深对礼仪的认识，加强对礼仪及其相关知识的学习，重视言行小节，养成良好习惯。
（一）加强道德修养
道德，也称品德或德行，它是社会道德现象在个人身上的具体体现，是指一定的社会的道德原则和规范在个人思想行动中所表现出的某种比较稳定的特征和倾向。道德制约于道德规范，道德规范具有特殊的地位和作用，它是从社会生活中概括提炼出来的一种自觉的社会意识形态，它是依靠社会舆论、传统习惯和个人的内心信念来维持的。 社交礼仪反映了人们在共同生活、彼此交往中最一般的道德关系，是保证交往活动顺利进行和社会生活正常秩序的重要因素。道德品质的修养和礼仪行为的养成有着密切的联系，二者是相辅相成的统一的过程。礼仪要求人们在交往的过程中，互相尊重、诚恳和善、待人和气、仪表端庄，而这些都源于具有良好的道德品质。古人常言“德诚于中，礼形于外。”即思想道德修养蕴蓄于中，礼仪修养形诸于外。在人际交往中，礼节、礼貌、礼仪形诸于外，交往对象可视读、感知和体悟蕴含其中的感情襟怀。人的礼节、礼貌、礼仪是受人的思想道德水平支配的，蕴蓄于中的思想道德是礼貌、礼节、礼仪的基础和内驱力。
礼仪行为从广义上说就是一种道德行为，处处渗透和体现着一种道德精神。一个人想要在礼仪方面达到较高的造诣，离开了道德品质方面的修养是不可能的；一个人要形成一种高尚的道德品质，就应该从日常礼仪规范这一基础的层次做起。
（二）提高文化素质
众所周知，文化知识对人的精神气质的陶冶作用是潜移默化的，也
是带有根本性的。孔子说：“质胜文则野，文胜质则史。文质彬彬，然后君子。”意思是说，德行质朴如果没有文化知识（文）的陶冶，就会显得野蛮；相反，如果过分追求文采，则会流于浮华。只有朴实和文采相得益彰才能达到文质彬彬的境界。没有很好的文化修养，礼仪就成了无源之水。并且礼仪学是一门综合性的专门学科，它和公共关系学、传播学、美学、民俗学、社会学等许多学科都有密切关系，一个秘书只有具备广博的文化知识，才能深刻理解礼仪的原则和规范。只有具备较高的文化层次，才能更加自如地在不同场合具体运用礼仪。周恩来被誉为“礼仪外交官”，这与他的学识分不开的。一个言谈举止高雅的人，必定有很高的文化修养。相反，没有文化素质的人是装不出得体的礼仪修养的，比如电影《窈窕淑女》中，两个绅士妄想把一个卖花姑娘包装成淑女，可是仅靠外在的包装没有内在涵养，卖花姑娘弄出了许多笑话。丰富的科学文化知识是人际交往取得成功的一个基础，有了各种知识，才能使自己懂礼貌、讲礼节，才能思考问题周到详尽，处理问题得体妥当，也才能在当今社会中，与方方面面的人进行广泛的交流。
因此要提高自己的礼仪修养，必须有意识地广泛涉猎多种科学文化知识，不断学习，使自己具备见多识广的综合知识素养，提高文学、艺术欣赏能力，提高审美能力。这样，就会有意无意地按照美的规律来认识生活和改造周围的环境，同时，在秘书工作中，自己的言行也更具美感。
（三）自觉学习礼仪知识，接受礼貌教育
我国几千年的文明，各个历史阶段都有浩繁的有关礼仪的知识，我国的各个民族礼节习俗也是各不相同。自觉学习各地区和各个民族的礼仪知识，以免我们在秘书工作中遇到礼仪问题时不知所措，甚至失礼于人，发生令人尴尬、不愉快的事情。
尊重国际礼仪和交际礼仪，尊重各国人民的风俗习惯，是我国对外活动的一贯做法。它反映了我国维护世界和平、加强国际友好合作的真诚愿望。世界各国的礼仪风俗千种万类，在涉外秘书工作中，如对其他国家或某一具体活动的礼仪知识不了解，只凭以往的经验办事，轻则闹笑话，重则影响工作效果，甚至造成误解。另外，学习国际礼仪知识，要求我们既要继承和发扬我国的优良传统，保持礼节和礼仪的民族特色，又要吸收外国礼仪中一些好的东西和一系列国际通行惯例，为我所用；既要不断创新，又要尊重各国不同的文化传统和风俗习惯。
作为秘书，我们应该注意积极主动的收集、学习和领会各种秘书礼仪知识，以便在实践中运用，久而久之，不但自己在礼仪方面博闻多识，而且在礼仪修养的实践上也能提高到新的高度。
（四）积极参加礼仪实践
学习礼仪知识是一方面，更重要的是要把礼仪规范的要求融合到实践当中去，要融入到每个人的生活当中去。实践是动机和效果由此及彼的桥梁。对秘书礼仪知识的学习，停留在仅仅从理论上弄清礼仪的
含义和内容，而不去实践中运用是远远不够的。在提高礼仪修养时，要以积极的态度，坚持理论联系实际，将自己学到的礼仪知识积极运用于秘书工作实践的各个方面。积极投身到实践之中，在文明气氛较浓的环境里去接受熏陶，对增强自己的文明意识、培养礼貌的行为、涤荡各种粗俗不雅的不良习惯、提高礼仪修养水平，是大有好处的。要在秘书岗位上，时时处处自觉从大处着眼、小处着手，以礼仪的规范来要求自己的言谈举止，在社交场所多听、多看、多学，通过各种人际交往的接触强化，不断提高自己的礼仪修养。
（五）养成良好的行为习惯
良好礼仪习惯的养成需要一个学习认知、实践巩固、内化养成、外显带动的过程。因为礼仪是人们交际活动中的一种行为模式。这种行为模式只有通过长期的自觉练习，变成自身一种自动的动作，形成习惯，才能在交际活动中更好地发挥作用。而礼仪修养实际上就是人自觉用正确的思想战胜不正确的思想，用良好的行为习惯纠正不良行为习惯的过程。
真正把文明礼仪规范内化为我们的自觉行动，要从一点一滴做起，从身边做起，从岗位做起，从公共场所做起，从家庭生活做起，使自己的仪容仪表、言谈举止、日常衣食住行、待人接物以及公务交往、职业活动、公共生活等方面都符合文明礼仪的要求，充分展现个人文明有礼的良好形象，形成讲求诚信礼仪的良好社会风尚。提高人们的礼仪文明意识，养成良好的礼仪行为的习惯，可以促进良好社会风尚
形成，使人与人之间、人与社会之间达到高度和谐与有序，努力推进整个社会精神文明程度的提高。