总经理秘书办公事务处理(基础)
总经理秘书办公事务处理
职位描述：
总经理秘书的服务对象分为直接对象和间接对象。直接对象就是总经理，间接对象是总经理管辖范围内或工作中涉及的各类人员。作为总经理的助手，总经理秘书应该成为总经理工作中的眼、耳、手、脚的向外延伸。也就是说，这个岗位需要及时地为总经理提供其工作所需的各种形式的服务，为其各项工作铺好道路、做好准备；为公司的各个部门提供力所能及的行政服务；联络、处理和协调组织内外人际关系，起到承上启下的沟通、反馈、协调作用。因此，总经理秘书的工作较前台文员、部门文员来说，工作更有难度、更具深度且工作技巧要求也更高。
岗位职责：
任务一：公司印信管理
步骤：
一、做好印章，介绍信的保管工作。
（定期对印章进行保养、介绍信使用时注意小
心撕取，避免缺页丢失。）
二、审核用印申请单及开具介绍信审批单。
（认真审核用印申请单的用印类别、用印申请人签
字、批准人签字以及介绍信审批单上的经办人签字、领导签字等重要信息。）
三、了解用印及开介绍信的内容和目的。 四、盖章，开出介绍信。
（在盖章时，印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函，介绍信等用印时．除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。）
五：保管好印，信使用申请单。 六：保存好印章，介绍信。
重难点：
一、印信的使用程序：
二：熟知用印申请单、介绍信审批单（如下）：
用印申请单
部门 用印类别 文字名称及说明 用印申请人（签字） 批准人（签字） 备注 部门 份数 介绍信内容 送往单位 领导（签字） 备注
申请日期 份数
年 月 日
介绍信审批单
申请日期 经办人
三：介绍信作废时应做到：应保留在介绍信本里，折叠起来，大“×” ，不能随便扔掉。
任务二：工作日志管理
步骤：
一、了解工作信息。 二、确定和补充信息。
（一般应在前一天时对总经理工作和活动信息进行确认，如有变化要修改、整理并通知相关部门、人员。）
三、正确填写输入信息。
（工作日志一般分为两种：手工日志和电子日志。为了便于管理和修改，一般先用电子日志编制，确定后可将其传给上司，也可根据需要打印出纸件。）
四、准确了解变化情况。 五、更新日志。 六、及时报告总经理。
七、做好有关善后工作。（更新日志的同时，还需要将变更后的信息及时通
知相关人员。）
重难点：
一、 认真完成总经理以及自己的工作日志（如下）：
总经理工作日志表
20___年___月____日 星期 ____
时间
内容 地点 备注
秘书工作日志表
20___年___月____日 星期 ____
时间
二、当工作日志有变化或调整时，应注意：
内容 地点 准备事项
备注
１〉安排的活动之间要留有１０分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时紧急的情况；
２〉遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理
３〉确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如：通知对方，说明理由，防止误解等。
４〉检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记或忘记修改
任务三：重要客户接待
步骤：
一、弄清来访者身份。
（包括：身份、性别、职位，还应对其兴趣爱好方面
进行深入了解。）
二、确定接待规格。
（分为：高规格接待、低规格接待、对等接待，通常情况下使用对等接待的形式。）
三、报请上司批准。
（在制定对等接待规格下的接待计划时，要注意参照
公司惯例，安排总经理对等规格的会议、用餐、住
宿、活动标准。）
四、获取对方认可。
五、拟定接待工作计划。
（内容包括：1.拟定接待日程安排；2.安排食宿；3.
列支接待经费）
六、与本单位相关部门沟通。
七、与来访客户沟通情况。
八、报请总经理审批。
九、实施接待活动。 （内容包括：1.迎接客户；2.安排会见会谈；
3.安排参观活动；4.安排娱乐互动；
5.馈赠礼物； 6.送别客户）
重难点：
一、接待时注意事项：
确定的因素：双方关系，突然变化，参照以前
计划内容：规格，日程安排，经费预算，工作人员
工作程序：了解背景，草拟计划，沟通情况，报请审批
二、 做好接待人员安排
三、食宿安排：重点考虑客户的食宿标准、饮食习惯、住宿要求及提出的其他需
求，并于客户及时协调沟通后方能却后确定。
四、参观活动：要事先与参观路线中涉及的各部门提前沟通，以保障在参观过程
中客户接待工作的良好衔接。
五、娱乐活动的安排：如果来访客户的时间充裕，可与对方沟通协商，安排对方
参加一些本地风景名胜的游览活动，以尽地主之谊。
六、 馈赠礼物细节及注意事项：
１．买好了礼物之后，要把上面粘贴的价格标签撕掉。 ２．馈赠的礼物需要包装。 ３．选择礼物包装纸时，可忽略上面的花纹，字及颜色。 ４．不要在业务洽谈开始阶段就送礼。 ５．馈赠的礼品最好在上面印上自己单位的名称。
七、接待相关礼仪：
（１）用车的礼仪：小轿车接主宾，其他人可乘坐大轿车（人多时用）或
小轿车（人少时用）
（２）团体见面的礼仪：
一般在机场或车站迎接来访团体时，主人一方应先自我介绍，因为知道要
接待的是谁，而客人一方往往不清楚来迎接者为何人。由主人的秘书或主陪人为
客人介绍自己方面的人，从主人方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘
书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，
向客人表示欢迎。
（3）馈赠礼品的礼仪：1.注意送礼和受礼的礼节
2.选择礼品的注意事项：①与受礼者的关系；
②明确送礼的原因；
③了解受礼者的特点；
④经济方面的限定
任务四：商务活动安排
步骤：
１．明确商务旅行的目的和主要内容
２．拟定商务旅行计划
（拟定几套方案，供上司选择）
３．制定旅程表
（旅程表的内容一般比旅行计划更详细；
1.安排日程时，在时间上要适当留有余地；
2.要将每日的日程表打印出来，并按时间顺序进行编
号，供上司使用；
3.旅程表一般一式三份（有时更多），一份存档，一份
给上司及其家属，秘书自留一份。）
４．办理商务旅行手续
（内容包括：1.撰写出国申请；2.办理护照和签证；
3.办理“黄皮书”；4.办理出境登记卡；
5.订购机票； 6.办理保险）
５．准备商务旅行的文件物品
（包括：跟商务活动相关的文件、办公用品、证件资料、
交通指南、生活用品、药品等）
６．跟踪协调总经理商务旅行活动
７．总经理商务旅行费用报销
（步骤: 1.了解公司财务管理规定中报销原始单据的一般要求；
2.根据原始票据的性质，进行分类整理；
3.根据差旅费原始票据的类别和金额，将各种费用分类
汇总，并开始填写报销单；
4.将粘贴好的报销单提交主管领导审批；
5.将签过字的报销单交财务部门报销。）
重难点：
一．商务旅行计划至少应该包括以下八个内容：
·确定出差的时间，起程及返程日期，接站安排
·预定出差的路线，终点及途径地点和住宿安排
·选择适当的交通工具（如飞机，火车，汽车等），选择飞机要列明飞机
客舱种类及停留地的交通安排
·准备需要携带的必要资料（如谈判合同，协议书，科技或产品资料，演
讲稿和与会地的指南等）
·征询上司或接待人的特别要求；查明上司旅行区域的天气状况
·安排会晤计划，包括约会，会议计划（人员，时间，地点），同时准备
会晤人员的名单，背景，会晤主题
·准备差旅费用，即预借现金，兑换外币，办理旅行支票
二、 拟定计划前要先对本公司差旅费用，交通，食宿等级标准范围的有关规
定和程序等清楚明了。拟订时应注意：
? 了解上司对交通工具及食宿的要求
? 需要中转时，尽量选择衔接时间在２～４小时之间的班机，将时间的浪
费降至最低
? 旅行计划要按时间顺序编排，做到简单明了
? 要考虑上司的身体状况，时间上留有余地
? 多拟定几个旅行方案，供上司草靠，最后选定最佳方案。
? 计划拟定完成后，要向上司报告，依其指示决定旅程
三、 旅程表的制定：
ＸＸ经理旅程表
四．办理商务旅行手续的注意事项：
1）、撰写出国申请
出国申请应包括以下内容：出国事由，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排：包括出国时间，在国外活动时间，地点，回国时间等等。
申请文书后面还要附出出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清楚姓名，年龄，性别，职务，职称等内容。
2）、办理“黄皮书”
当拿到“黄皮书”后，要对填写的内容，医生的签字，检疫机关的盖章，应该接种的项目等内容进行认真查验。
3）、办理出境登记卡
要携带总经理的护照，户口簿，居民身份证为其办理临时出国登记手续。
5、有关出国的注意事项：
（１）兑换外币
（２）掌握时差的换算
（３）了解行装托运常识
（４）了解目的地的背景资料
（５）准备适当的礼物