外贸技巧之开发信的 写作技巧与案例分析

开发信的写作技巧与案例分析

1、 开发信的原则

新的东西来了~ 这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议，我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看，至于我说的那个案例，会陆陆续续放上来的！Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

我要再重申一点，开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多。

1）简洁。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话。

2）简单。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义。

3）准确。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际。

很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？

我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。

我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。

1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且

很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。

举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？

丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

第一个应聘者是这样写的：Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter? I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny

这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？

我们看看第二位应聘者写的email：Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy

这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。

我会这样写：Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP,

not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.Thanks and best regards,C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧~~

只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。

5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio 这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

6）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。 比如

说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。

7）经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

8）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。 第一次

联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。 即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-294847/KTDescription:.................(把详细的规格写清楚)Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20pcs/ctnCtn size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18kgQ'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcsLoading port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc 以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。

9）喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的

时候插入这些就没问题了。

10）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？ 所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。 所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。

呵呵，坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一开始已经好很多了。不怕大

家笑话，我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看：

Dear Katherine:This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very glad to write to you here! It's my pleasure to be on service of you if possible!Firstly, let me introduce my company in short.

We're ........... (长篇大论的公司介绍，写了整整两大段，这边就不贴了)Our products are very popular in both global market and domestic market. Welcome to visit our company if you have time! We'll arrange the car to pick you up from the airport. It's convenient to our company, just 50 kilometers!

Our goal is...... (这边是写公司的宗旨，什么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话)Enclosed our price quotation sheet for your reference. Please check and find if some items meet your interest. If so, I'll be happy to send you samples for evaluation! We sincerely hope to establish business relationship with your esteemed company! And I also hope to be your friend in private!If any questions, please contact me freely! Thank you!Looking forward to your early reply!Yours sincerely,CDEF Co. Ltd.****Road, ***city, ***province, ChinaTel: ***Fax: ***Email: ***Website: ***

够震撼吧？我现在自己看看都想笑。这就是学校里外贸函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似才有。

接下来给大家分享一封老外写的email开发信，大家看看： Hey guy,

XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.

Call me, let's talk details.

Rgds,

Rick

Cell phone: ***

这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做trading的，怎么就写的和我们不一样呢？有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。没错，很多老外是很懒，但是你明知道他很懒，你还长篇大论的，你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么？

懒是一方面，这点没错，老外通常没有中国人勤奋，但是反过来看，他们往往是言简意赅，只说最重要的话，一句废话都没有。因为在他们的文化里，时间很宝贵，不能耽误自己的时间，也不要耽误别人的时间。 大2、开发信中遇到的问题

1、开发信的数量

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原帖由杰西范外贸于 2010-5-4 16:48 发表我也想知道这个问题啊，楼主回答下啦现在我们经理说有的人人家每天发2,3百封，我这么每天都发不了100封啊找客户信息不好找啊我还在尽力呵呵

我先回答这个问题吧，我很少很少写开发信，数量极少，但是发一封开发信之前，我会对目标客人做详细的调查的。这么说吧，写一封开发信只要几分钟就ok了，但是了解这个客人恐怕需要至少一整天的时间来分析。只有前期工作做好了，开发信才能写的有针对性。

我的开发信永远没有模板，因为每个客人都是不同的，你针对不同客人的开发计划自然也不会一样啊！！！ 我平均一个礼拜发3-5封吧，刚做业务的几个月因为没有任何平台，所以就只有发开发信，估计总共大概六七十封是有的，接到大大小小的订单四五个吧，样品单不算。我不知道各位怎么计算订单的大小，我当时的计算方式是，30000美元以上的就算大单了。呵呵。后来有了ali，开发信就不用了。再后来去了展会，ali也用得少了。再后来主要依靠老客户的订单，再去个几次展会，还有客人之间介绍一些单子给我，主要就是这样做了。 所以总的来说，我做sales的4年多里面，应该就发了100封左右的开发信，但是每封都不一样的！！！回复率大概20%左右，成交率大概7%的样子。】

我觉得开发信还是要有诚意的好一个一个发每一个都用心，针对不

同的客户，要搜集它的信息，了解它的业务范围，产品销售范围，公司实力等等，只有你把客户的背景放在自己心中，那么以后谈判的砝码就明显偏向你，你可以针对这个客户专门的回答和有针对性的交流沟通。你对别人用心别人也会看得到你群发别人一看这个开头就不想打开邮件啦那谈何进一步沟通。楼主已经很多次告诫大家，做事要三思四思五思六思，只要用心做，多收集，多动脑，最最最最最最最最最最最最重重中之重就是要勤劳。我也和大家勉励下，少壮不努力，老大徒伤悲。 LZ，冒昧地说下，我并不同意你这个观点，虽然上面很多东西你说得很正确。曾今刚开始做外贸时就用这种方式写的开发信，结果非常失败。。。。如果LZ说有效，能否拿出一个你用同种方法开发客户获得回复的一个比例呢？及最后成交客户有多少？实在是头痛开发信要怎么写了，如果给你出难题了不好意思哦，呵呵

很正常啊，每个人的实际情况都不同，公司不同，产品不同，行业不同，工作习惯和行文方式也不同，所以开发信并没有固定的格式，我前面已经说过了，每个人的开发信都应该不一样的，要适合自己就可以。而且不同的客人在意的东西也不一样，有些客人很在乎工厂规模，有些客人在意你的产品设计，有些客人在意你有没有出口他们国家的经验，有些客人只在意价格……所以不同客人对于开发信的反应也不同，这很正常。 至于成交率和我总共写的开发信数量，前面已经说过了，我总共写的开发信还没有很多朋友一天写的多，但是成交率虽然不高，也还算马马虎虎吧，看以何种标准来衡量了。呵呵。

2、开发信的模板与群发

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原帖由 royysy 于 2010-5-8 10:35 发表太强悍了，好就没看到这么好的贴了。关于开发信一直有许多迷惑，至于内容就不多谈了，想请问下楼主用FOXMIAL 或OUTLook 或者其他手段群发开发信吗？群发有效果吗？客户看不出来是群发的。请楼主赐教。

朋友，我前面真的说了N遍了，连模板都不能有，每封开发信要为客人量身定做，就更别谈群发了，不可能的。你不信可以群发试试，效果会非常非常差。 我觉得大部分朋友们都太心急了，总嫌麻烦，想偷懒，想不劳而获，写一个模板，然后网上乱找客人网站，找到邮箱就发过去，结果只能造成一大堆垃圾邮件。开发信没这么简单的，其实里面挺有学问的，一定要好好琢磨好好研究！

3、开发信的重要性

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原帖由 sandyzmq 于 2010-5-8 09:34 发表呵呵···我这个新手也来撑撑师兄的场~~~~昨天我看了一个贴，说懂得经验分享的人才值得别人敬佩！师兄就是一个典例！！昨天我按照师兄教我的方式发了第二封开发信，没想到很快就收到客人的回复呢~~~~真的要 ...

不客气~ 开发信写得好坏，很多时候直接关系到回复率的，这也是我开

这个帖子的目的。因为身边太多朋友都只是自己写一个模板，或者网上抄个模板，就一个一个漫天乱发，结果几乎都是石沉大海，就是因为缺少针对性，而且函电书和网上很多内容都有点过时了。 只有让客人觉得，你是一个认真的人，而且从你的邮件里一眼就能觉得你的专业和与众不同。客人对你第一印象好了，将来的合作希望就是存在的呢！

4、开发信后持续跟踪的必要性

好贴！！！陆陆续续的看，101页，标记下。其实这个帖子对我的影响，真的可以说意义深远。本人对开发信有着近乎痴迷的地步。09届毕业，做轴承，在一个小工厂里。没有平台，没有展会。全凭自己发开发信开发客户，总的来说，效果是有的。今年9月会有一个行业展会，我们确定参加，希望好好抓住这个机会。关于开发信，我用我自己的亲身体验谈一下自己的看法。工作1年不到，邮件发了2W多封，这些都是有记录的。我想说，开发信可以让你接触到大客户，很多实在客户。B2B在欧美其实是被淘汰的，欧美找供应商的途径，主要是谷歌和展会。即使有去B2B的，都是一些非常精明的中国通，砍价可以砍死你。作为新手，开发信开发客户，不仅仅是发一个开发信这么简单，我们要学会不断的跟踪，就像楼主说的互动。我的很多潜在客户，和下单的客户，都是我开发信以后，持续跟踪好多次，有的甚至10多次，他们才开始回复我，然后慢慢谈起来的。客户每天都会收到N多的邮件，你只有持续的跟踪，才能给客户留下印象。每次发的内容要有价值，比如报价，新产品推荐，我目前做的比较多的就是这2个。像其他高手说的，行业新闻，客户销

售状况之类的，我还不知道怎么跟踪。但是我现在明白了更加更加重要的一点，short, short, very short.这是楼主教我们的。我把楼主的模板和客户的邮件对比了一下，确实如楼主所说。因为我的客户美国的多些，所以这个对比更加明显。其实，一定要专业。简洁的回复，专业的回答，灵活开放式的方案，这些是客户最喜欢的。本人实例，行业前十的一个公司，他们北美部的经理说，给我们机会，是因为我的回复都很专业，给他们了不同的方案。想请教楼主，报价方面的。关于终端用户，分销商，进口商，零售商，怎么区分报价，幅度有多大？记住楼主的话，short, short, very short, professional and options, then order comes.

5、开发信的字体

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原帖由 firmylove 于 2010-5-23 17:40 发表请问LZ写邮件用什么字体？几号字体？盼复，TKS

我一般用arial 10号字和calibri 10号，或者times new roman 12号，有的时候也会用comic sans MS 10号字。

6、开发信之前的准备工作:

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原帖由 risezhang0 于 2010-5-4 16:45 发表楼主，我从事的是摩托车配件的出口，产品种类太多，大大小小算起来有几千种。我现在推广的途径是通过GOOGLE找到国外批发商或者零售商的网站，然后找到和

我们的产品匹配的产品来写推广信，例如客户销售JONWAY ...

其实我个人觉得，你的开发信已经挺不错了啊！虽然可以再简单点，但也算中上水平了。至于回复率低的问题，我想是不是你在找客户方面花的精力不够？我的习惯是，前期工作要做足，我在发一封开发信之前，是做过很多很多幕后工作的，至少对客人情况做一些了解，比如客人的公司定位，产品定位，大致规模，预期年采购量，价格承受能力，市场前景等等，查到一切可以查到的东西，最后再决定是否要给这个目标客人发开发信。 其实我的开发信数量并不多，4年的sales经历加起来，应该也就在100封上下吧，回复的差不多20多封，做成的有六七单，样品单不算哦~~ 我明白，可能我4年的开发信还没有很多业务员一天发得多，但是我的工作量并不比大家少的，大部分的时间都在查资料，和研究开发信怎么写。很多时候决定给一个客人写开发信，我会斟酌每个词和句型的用法，写好后也会改了又改，可能三四天都不满意，等最终改到自己满意为止，才发送出去的。

7、回复邮件注意 留尾巴。

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原帖由 janesonsky 于 2010-5-4 17:36 发表 LZ 您好，又来打扰您了，一直在跟进您的贴子，对我启发很大，现在开发信修改之后有回复了，最近我收到过一些询盘，每次回复后就没反应了，我是这样回复的：Dear Mr**Thanks for your inquiry on global sou ...

开发信有回复就好啊，说明还是有点效果的，如果多注重一些细节

的话。 坦白说，你对于客人询盘的回复，还不是很到位。我个人认为，一封邮件要尽可能包含充分的关于客人询价产品的信息，不仅是品名、货号、尺寸、重量、颜色、logo、包装、装箱量、交货期、装运港、付款方式、价格等等，还需要准确无误的格式不大的清晰图片！麻烦你参照212楼，我给瑞典客人报价的那封邮件，内容就包含了几乎客人能想到的问题。 但是写邮件还需要注意的是，必须有意无意地留一点点尾巴，让客人主动联系你。比如说免费样品随时可以提供，或者说根据具体尺寸不同，价格可以略作调整等等。这些就要自己根据实际情况慢慢去把握了~~~

8、开发信中要不要写在哪里看见客人的信息

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原帖由 guangcomeon 于 2010-4-30 14:18 发表还有一个疑问，为什么不说清楚你是在哪里看到他的信息的呢？比如大部分用引擎搜出的客户都有自己的网站www.****.com,为什么不可以强调你就是看了她们的网站才过来联系的？这样也会增加他们的反感吗？楼主改 ...

坦白说，会的！我曾经问过很多客人，美国的，德国的，巴西的，智利的，日本的，香港的，台湾的，泰国的，等等，除了港台的trading有的时候会看一下之外，其余的国外客人几乎都告诉我，凡是收到类似于这样的邮件，通通删掉。因为他们觉得这些没用，他们哪天需要sourcing的时候，很容易能找到一大堆，这些email根本无需保存。 所以我们只能钻空子，尽量给客人一点犹豫，怀疑是不是曾经

联系过你，见过你，或者问你询过价，客人不会好意思地直接问你，我们认识么？ 开发信本身就是骚扰对方的，成交率相当低。所以我们要想尽一切办法，即使把它提高1个百分点，也比没有好啊，不是么

9、开发信中要不要插入产品表格

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原帖由安泪琪于 2010-4-30 11:00 发表楼主好厉害，博文对我启发很大。回去得好好修改了。另外想请教楼主两个问题。1 我是不是可以在开发信里加上产品规格书呢，不用附件，只是做一张表格，我以前的开发信也是长篇大论，刚开始有两个客户的，但是最 ...

1）如果你必须要突出你的产品，我觉得可以加上表格，但是表格的大小你要控制好，一定要在电脑屏幕显示器的一桢里面，不要让客人看到左边看不到右边，还要左拖右拖，不够直观。如果你发email用的是microsoft outlook 2007，那就很容易了，本来就是基于office软件的，插入各种图片和表格会很美观，也不容易被拦截，因为世界上大部分客人用的还是M/O的。

2）可以跟客人谈谈，他下一次什么时候有货要出，你把样品寄给他出货的供应商，放在柜子里一起出。如果实在紧急的话，问问客人看，能不能用快递，让他到付。我以前一般会对客人做一个评估，如果这个客人给我的感觉是有很大意向下单的，我会考虑我们承担运费，快递给他，

当然，前提是找DHL的代理，拿到最低价，千万别直接交DHL或FEDEX，企业折扣也就是5-8折左右，不会更低的，找代理甚至可以有4折或更低呢！！！

很多人会觉得，一年下来，各种样品的运费会很贵。但是有没有想过，只要你眼光不算太差，你一年寄20次样品，全部你承担运费，但是只要里面有2-3个客人下单了，那就已经相当成功了，不是么？有了订单，这些运费还怕赚不回来么？

我是非常认真的看完了楼主的整篇帖子！受益匪浅，谢谢O(∩_∩)O只是有几个地方不太认同1. 我不建议开发信附上execl等表格，但是为什么图片也不好呢？如果插入图片不是更直观更能节约客人的时间？我也收过很多别人发来的开发信，如果只是简单写几句我通常不会理，而那些插入图片或者插入报价表的邮件通常会是我印象更深刻2. 如果不插入URL，客人怎样区分你这封邮件的真假？如果他不对你事先有一个大致的了解，回复邮件的纪律岂不是又降低了？另：楼主面试时贴的第三封邮件和巴西老外的开发信着实令我暗暗叫服，学习了！

1。图片当然好了，一张好的图片比你写五段文字还管用！但是问题是，图片很容易被国外的服务器拦截掉的，也很有可能客人打开邮件时，就看到一个x，看不到图片。何况很多老外用blackberry收邮件的，你插入的图片他看不到的。这的确是一个矛盾的问题，我也没有特别好的办

法，大家多研究研究看。

2。我没有说不插入，只是说尽量不要，能不用还是不要用。如果客人看到你的开发信，有点兴趣，回复你了，你接着的第二封邮件加进去也不迟哦。

10、开发信中运费和样品费问题

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原帖由风信子hellen 于 2010-5-3 00:06 发表楼主，你好，我想问下如果在开发信里有提到免费提供样品，如果客户真的要求寄些样品给他评估，关于运费问题你怎么和他谈，是否收取他的运费，或者让他提供到付账号，还是免费给他寄样，因为很多客户会要求寄些样 ...

开发信里的确是确定给免费样品，但是前提是你的样品的货值不会太高。有些朋友出口家具的，或者比较贵的空调之类的，那免费样品估计是不太现实的。要看具体的产品。我的定义是，样品货值低于运费的，我都愿意给免费样品！

我做太阳能灯、小礼品、小杂货，一般单价都是几块钱美元的东西，提供免费样品一点问题没有，但是根据国际惯例，供应商提供了免费样品，客人承担运费是正常的。如果客人对我的产品有兴趣，希望我提供

样品，那我就会说：Hi ***,Thank you so much for your kind reply!Sure, samples will be prepared soon. Could you pls give me your courier account? Such as FedEx, DHL, UPS, TNT, etc. Each one is ok. I'll

inform you the tracking number after parcel picked!Please contact me if further questions. Thank you!Kind regards,C 当然，如果是老客人，样品和运费的货值不是很高的情况下，我会全部承担。

另外要特别考虑的就是客人的性质和预期订单量。如果你的客人是美国知名大买家，沃尔玛这种级别的，那就不仅需要提供免费样品，还需要承担运费，因为这种级别的买家是不会承担任何费用的，你不愿意给，别人还会抢着给呢。因为预期的订单会很大，尽管接单的几率很低很低。如果你的客人是马尔代夫的一个贸易商，又是做本地市场的，那即便他告诉你，他有非常大的order，也完全是扯蛋！它的人口和市场决定了他的订单绝对是相当小的。这种情况下，就既要收样品费，又要收运费！不过可以补充一点，当我们接到您的decent order，这笔样品费可以退还给您。即使客人并不在乎这么点钱，但你这么一说，他心里会非常舒服~[ 本帖最后由 chenyibing83 于 2010-5-3 00:29 编辑 ]

11、发了很多开发信为什么都没有回复

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原帖由 lijunling1987 于 2010-5-6 09:29 发表一下看完了楼主的帖子，真的觉得很感动，很感激楼主能给我们这些新人的很多建议。我才做外

贸两个星期，刚来公司，师父也没怎么给事情做，就让我们自己上B2B网站或是GOOGLE找客户，发了很多邮件，都没有回复。 ...

兄弟，才10多天你就坚持不了了？我当时也是好几个月以后才开始接到订单的呢！！！开发信本身就是一个最差的平台，是没办法中的办法。如果10多天就可以收到回复，接着个把月就出单，哪有这么好的事哦？那展会都不用去了。 你要多一点耐心，多做准备功夫，细心一点，熟悉产品和价格，把邮件练好。不要急，做业务要沉住气。

12、小公司的开发信标题写法：

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原帖由梓若欣扉于 2010-5-7 11:01 发表 LZ，今天我太高兴了，我稍稍改动了下开发信邮件的标题，刚刚发出去5分钟，客人的询盘就来了。 就是嘛，我就说主题最重要了，否则你邮件写得再好，客人不点开，直接删了，那也是白搭~恭喜了~

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原帖由贫妮于 2010-5-6 14:48 发表关于标题的问题，按照LZ说的方法，那对于一般的小公司好像就比较麻烦了，像要是小公司根本没有和行业里的巨头合作过，总不能乱编呀~~那这样的情况就不能按照LZ德方法了，在中间加入公司的名称，那直接写产品的名 ...

不会，小公司肯定也和知名买家合作过！！！你有没有调查过你们公司产品的最终流向？你可能只知道你们的客人都不是大客户，但是你恐怕不知道你那些客人买了东西后，他们去卖给谁？难道所有买你产品的都是终端零售商？我不信！！ 有可能你卖给一个国内的贸易公司，

那贸易公司可能卖给美国的中间商，结果那中间商就把产品直接卖给当地的大买家了，这种情况太多了！！！ 而且很多公司都有常年合作的大客户，你又怎么能判断你的产品从来就没有进入到世界上任何一个大买家的销售中？？ 除非你对每一个客人都做过精确的跟踪，否则……呵呵……还是调查一下哦~~

13、开发信的开头客人称呼问题

楼主帮我看看回复询盘的内容有无问题啊，怎么客人不理我了呢？ 请教楼主下，我们现在主要就是做阿里，询盘还行吧！但每次报价过去，回复的是少的可怜，真的是极度打击我的积极性，甚至怀疑自己的能力了，下面是我发给询盘客户的邮件，恳请楼主帮我看看，有不妥之处，帮我改改，大恩不言谢：Dear Ms Cathy，Thanks very much for your inquire via Alibaba.We are DongGuan Vogue Electronic Trading Co.,Ltd, a proffestional manufacturer for sporting goods with many years experience, such as pedometer, jump rope etc.Enclosed you will find our price on FM Radio series pedometer for you reference.If have any question, please don't hesitate to contact us.Thanks in advance for your reply.Best regards,Wendy WuDongGuan Vogue Electronic Trading Co.,LtdTel: Fax:Mail: site:

Cathy是名，不是姓，根据欧美人的习惯，要么直接称呼名，要么在姓之前加上Miss或Mr，根据我的经验，客人一般都直接叫我Dear ***，如果哪天叫我Dear Mr.***，那我就要小心了，肯定是什么地方惹他生

气了，老外只有很生气的时候，才在你的名字前面加上Mr.或Miss/Ms.，有很大的讽刺意味。 所以你第一句称呼就让客人有被你质问的感觉，自然不太愿意看下去了。

14、开发信的落款称呼怎么写

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原帖由 Niki44 于 2010-5-29 22:46 发表我看了大家的帖后,有个疑问,是不是在自己名字落款的时候,应该加自己中文名字的拼音,毕竟老外有时候自己在中国有办事处,如果你都落英文名字,到时候他让手下的跟单员联系,你就一个英文名字,人家打电话找TOM,但是这 ...

我一般在英文名字后面会有姓，然后加上括号和中文名字。如果是给港台或新加坡的客人发邮件，那还要加上姓名缩写。我举个例子，如果有个朋友中文名叫张立文，英文名叫Eric，那签名可以这样写：Best regards,Eric Zhang (张立文)**** Co., Ltd.Tel: ***Fax: ***Mail:

*** 如果是给香港的客人发邮件，那拼写最好根据香港的拼写惯例，那就是Eric LW Cheung(张立文)；如果是台湾和新加坡，可以写成Eric LW Chang(张立文)。这主要是使用的拼写规则不同的缘故，大家可以好好摸索一下。

15、关于邮件地址的疑问

LZ说落款里只需要写明电话、传真、邮件地址 即可，关于邮件地址，有两个疑问1 算不算URL？如果是URL，那容易被拦截哦2 客人收到开发信后，如果有兴趣了解更多，只需要直接 回复就可以了啊，那落款里单独列明邮件地址的意义何在呢？望LZ或哪位能帮忙解答，谢谢

1）我也不知道算不算URL，但是我一般会加上邮箱地址，但不会加上公司网址。2）回复是没错，但可能考虑到签名专业一点，那电话传真邮箱都是要的，尽管客人很少会发传真。有的客人喜欢建立供应商档案，那把你的签名直接复制粘贴就可以了，就不需要到你的发件地址里去找，然后再点开，再复制，就很麻烦了。

16、展会上见面的客人的开发信写作：

麻烦楼主帮忙修改下，看看我的开发信有什么问题

Dear sir,

Hello,my friend. this is adeline from guangzhou shunyuan medical technology co.,ltd. we have meet today in the dental show.we would like to enter business relationship with you.we are the manufacturer that specilize in producing dental unit,dental compressor,LED curing light and the related products.

Our products are good seller in the workmarket for their excellent quality and reasonable price.we are always insist on that quality is the first.and I know youinterested in the style of SY8068 and

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QUOTE:

原帖由 nikazhu 于 2010-5-5 08:44 发表麻烦楼主帮忙修改下，看看我的开发信有什么问题Dear sir, Hello,my friend. this is adeline from guangzhou shunyuan medical technology co.,ltd. we have meet today in ...

你既然是在展会上见过客人，第一句话就必须提到！否则客人看了抬头和第一二句，就会觉得又是一个推销的，立马删掉！一定要把最重要的放在最醒目的位置：

Dear sir,

Glad to meet you in the DENTAL SHOW! This is Adeline from

Guangzhou Shunyuan Medical Technology Co., Ltd., who specialize in manufacturing dental unit, dental compressor, LED curing light and

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Enclosed the offer sheet with some hot items for your review. Pls kindly check and revert at your earlist!

Thanks and best regards,