行政接待员岗位职责

篇一：前台接待岗位职责

前台接待岗位职责

（一） 公司前台岗位职责

前台是一个公司的门面，可以称为公司的第一张脸，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败。公司的前台接触信息量很大，练就了一个人分析问题解决问题的能力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的机会，特在此将前台的工作内容规定如下，每个前台都必须严格要求自己。

一、客户接待与服务

1、负责来访客户的接待工作，包括为客户让座、递上茶水，咨询客户来访意图，对客户来访进行登记。(填写《来访登记簿》)

2、客户入座后，主动给客户倒水并说：请喝水。待客户离开后，及时的把水杯及垃圾清理干净，把公司资料放回原处。

3、如有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留下，不让其进入到办公区域。如果媒体及厂家来访经理，应先通报，得到允许后，将其引领至经理室。

4、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。

5、每日负责接收外来信件、资料、并正确转交相应部门。

负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。

6、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。

7、管理饮水，登记、发放水票。

8、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。

9、负责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。

10、公司员工外出，前台负责安排填写《员工外出登记表》。

11、完成领导交办的其他的工作，做好其他部门的协助工作。

二、招聘服务工作

1、为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《求职登记表》，并及时将应聘资料上报到程总处。通过审核后，由前台通知应聘者前来面试。面试通过者，由前台负责通知其前来报到。

2、录用人员报到后，由前台将应聘人员提交的资料进行整理，并转交至程总处。

三、工作处罚条例

待定。

四、职责规定

1、对得知公司出现重大异常情况后未及时向程总反应，造成重大损失负责。

2、对机密文件和文书的档案管理不严，发生失密、泄密或丢失负责。

3、对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。

五、注意事项

1、要认真学习政府有关政策法规，了解公司基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。

2、在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象。

3、不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。

4、在工作中要谦虚谨慎认真，勤奋踏实。

5、要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。

（二） 前台文员接待规范

1．客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。 标准语如下： 您好，请问您是咨询燕京白酒的吗？请问您找哪位？

2、引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料。

3、当场解答或通知相关销售人员，介绍时先介绍主人，后介绍客人。

4、引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意。

5、进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门。

6、介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

7．当值前台为女性，应着职业装，化淡妆。

禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。

（三） 前台文员接听电话规范

1．听到铃响，至少在第三声铃声响前拿起话筒。

2．听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：“您好，燕京白酒！”或 “您好，这里是重庆中广实业发展有限公司！”对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？做出标准回话。

（1）咨询公司产品：先生（小姐），关于这方面情况（产品咨询），让我们公司销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

（2）联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

（3）找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X

先生的电话，询问转接与否。）

（4）不指明的电话：判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

3、通话简明扼要，不应长时间占线。

4、态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。

5、谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避话题。

6、结束时应说“再见！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。

篇二：行政接待事务管理

行政接待事务管理

自从有了人类社会，就有了“接待”这种用于人们互相联系和交往的最普通的方式。广义的接待，指在人们的社会生活中发生的各种迎来送往现象。随着社会的变迁，接待行为也日益被细化。根据接待主体的不同，可分为公务接待，商务几代以及民间接待等类别；根据重要程度可分为重要接待以及一般接待……虽然接待在目的、手段、规范和层次上有很大的不同，但是其本质都是为了协调人际关系。企业的接待工作，指运用一定的接待设施和礼仪服务，来满足接待客体的精神及物质需求，协调主客体间的关系，从而实现企业经营发展的目标 。在企业中，具体负责实施接待行为的主要部门就是行政部。

本章内容明确了前台接待的岗位职责：列出了前台接待人员所必须具备的基本条件：又将企业的行政接待工作细分为前台接待、日常接待及重要接待三种类别。前台接待管理部分详细阐述了前台接待的工作规范和前台接待的电话礼仪规范；日常接待管理部分主要介绍了客服接待办法、参观接待办法和接待费用管理办法；重要接待部分则主要介绍了媒体接待办法、主管部门接待办法和涉外接待办法。这三个部分间既相互独立，又相辅相成，共同构成了一个完善的接待体系，在企业与外界的沟通和接洽工作中，发挥着重要的作用。本章内容还将前台接待、日常接待和重要接待的过程分别流程化，以简洁的流程图的方式使读者对其内容一目了然。最后，本章还为读者提供了《来访登记表》、《函件签收（寄送）登记表》、《来电记录表》、《员工外出登记表》、《客户来访接待记录表》、《接待申请表》、《接待费用申请表》、《月度接待情况汇总分析表》、《贵宾接待申请表》、《贵宾接待通知表》、《贵宾接待汇报表》等实用的工具表单，便于工作中随时阅读参考。

前台接待岗位职责及任职条件

前台接待直接归属于行政部，其具体的工作内容主要包括来电接收和转发、日常访客接待、来往函件的收发等。它是公司形象的代言人。在市场经济的条件下，

前台接待在履行企业与外界的公关职能、实现企业内外部之间的信息沟通和交流等方面，均发挥着重要的桥梁作用。

前台接待岗位职责

前台接待的直接上级是行政经理，负责企业的前台接待工作。其岗位职责为以下几点：职责1:：负责来宾的登记、接待和引见。

职责2：负责电话与函件的接收转发，以及工作信息的记录、整理与建档。 职责3：负责分发公司文件与通知，做好分发记录并及时归档。

职责4：协助行政主管进行通讯录等办公文件的制作、打复印工作。

职责5：严格执行公司考勤制度，负责监督打卡并做好考勤汇总和员工外出登记工作。职责6：负责帮助出差人员预定机票、火车票及客房等。

职责7：负责前台办公用品及办公设备的清洁保养，及前台区域的日常维护工作。职责8：负责接收，反馈，并协助行政主管及时处理工作中出现的各种问题。

前台接待岗位任职条件

一般情况下，前台接待以22~28周岁的女性为主。其具体的任职条件一般包括以下几个方

面：

条件1：具备文秘、中文、公共关系学等相关专业大专以上学历。

条件2：接受过文秘知识、公共关系知识等方面的培训，有一定的接待经验。 条件3：具备良好的表达能力，领悟能力强，善于学习。

条件4：具备良好的组织协调能力，接受能力强。

条件5：具有一定的策划、创新能力。

条件6：能够熟悉的操作使用各类办公软件。

条件7：工作态度积极、热情，性格沉稳，遇事冷静，应变力强。

条件8：知识面广，了解旅游、公关、风俗习惯、宗教等多方面的知识。

条件9：有良好的心态和团队意识，谦虚有礼。

条件10：形象气质良好，能够承受较强的工作压力。

条件11：身体素质良好，举止端庄，语言文明。

特别提示

前台接待的形象直接影响着公司的形象，因此，保持自身仪表及言行举止的职业化是前台接待人员必备的素质。日常工作中，前台接待人员除应遵循一些基本的礼仪规范外，还应注意一些礼仪方面的小细节：

（1）出入无人控制的电梯时，应先进后出，控制好开关按钮，确保客人安全进电 梯。因个别客人动作缓慢影响他人时，切忌大声呼叫，应用电梯的唤铃功能适当提醒客人。

（2）为客人指导方向时，切忌直接用一根手指指示。正确的方法应该是将拇指以外的四指合拢，伸出手掌用指尖所指的方向示意。

（3）引领访客时，应在客人的右侧行走。

（4）上楼梯时，应让长者、女士先行；下楼梯时，则应走在最前面。

（5）使用手势时，手势的幅度应该恰当，切忌过于夸张，也不可过于敷衍。一般手势的上界不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区。

（6）递送物品时应使用双手，以表示尊重。

（7）接受物品时身体应略向前倾，使用双手接过，并表达谢意。

（8）拨打国外长途电话时，应考虑时差问题。

前台接待管理

本节内容根据前台接待的岗位职责，对前台接待的工作规范提出了具体要求，详细介绍了电话礼仪的相关内容，并提供了访客接待和来电处理的流程图，以及相关的工作常用表单。前台接待管理制度使前台接待管理工作实现程序化和规范化，同时也从侧面体现企业整体的管理水平和文化水准。

前台接待管理制度

前台接待管理制度主要包括：前台接待工作规范和前台接待电话礼仪规范两方面。 前台接待工作规范

前台接待电话礼仪规范

电话是现代企业使用最为频繁的信息传递工具之一，拨打和接听电话时所使用的语言直接关系到企业的形象，所以掌握正确、礼貌的打电话方法是及其必要的。以下列出xx公司

篇三：前台接待岗位职责

前台接待岗位职责及要求

一、技能要求：

1、熟悉公司工作流程

2、熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料；

3、具有优秀的书写能力、表达能力；

4、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识；

5、熟练使用各种办公自动化设备；

6、具有良好的适应能力，能在压力下工作。

7、形象展示：A.微笑B.稳定的心态 C.自信

二、工作职责：

2、负责公司电话接转、收发传真等工作。

3、负责公司各类文档、文稿、合同协议的起草、排版、复印、打印等工作。

4、各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档、保管工作及其他一般行政事务。

5、为前来公司应聘的求职人员提供优质服务，安排阅读公司应聘指南、公司画册，填写《应聘表》，并及时将资料上报公司行政部。

6、负责门市客户、来访人员、职能部门工作人员的接待、咨询、登记、引荐、反映反馈、回复等工作。

7、负责公司前台、前厅的卫生、绿色植物养护等工作。

9、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发、管理日常报刊杂志及邮件交换。

10、仔细准确收发货物并及时通知有关部门取货或安装施工。

11、公司各类通知、活动、信息的上传下达等行政服务工作。

12、公司临时安排的其他工作。

装饰前台附加职责：

1、负责为前来咨询装修的客户，讲解公司基本情况，进行前期沟通，填写客户信息登记表，介绍、推崇、合理安排接待设计师。

2、及时对设计师服务的客户进行跟进，督促设计师对咨询客户进行追踪服务，然后登记进“客户信息跟进电子表”中。

3、对已与我公司签单的客户，进行客户服务回访，施工期间回访每周不得低于1次，了解客户对施工环境、服务、质量的意见建议，并将跟进记录整理成电子表格，每周上报给行政部。

4、对已竣工的客户进行电话回访，原则上应该在保修期内，并填写 《竣工客户售后服务记录表》，及时将客户反映的问题，反馈到工程部。对需要保修的工程，督促工程部进行保修，并将工程部维修情况一一登记记录，方便查询。

5、负责门市部显示屏的管理工作。

6、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发、管理日常报刊杂志及邮件交换。

广告前台附加职责：

1、负责为前来咨询装修的客户，讲解公司基本情况，进行前期沟通，填写客户信息登记表，介绍、推崇、合理安排接待设计师。

2、及时对设计师服务的客户进行跟进，督促设计师对咨询客户进行追踪服务，然后登记进“客户信息跟进电子表”中。

3、对已与我公司签单的客户，进行客户服务回访，回访每周不得低于1次，了解客户对公司广告服务、工程质量的意见建议，并将跟进记录整理成电子表格，每周上报给行政部。

4、对广告客户回访。应填写 《客户售后服务记录表》，及时将客户反映的问题，反馈到行政部、工程部，并跟踪解决。

5、巨星商讯报相关工作。