采购合同管理的内容

篇一：采购合同管理制度

采购合同管理制度

篇二：采购合同管理规定

采购合同管理规定

1．公司采购合同的内容

公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

（l）商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

（2）商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

（3）商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。

（4）交货期限、地点和发送方式

交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

（5）商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

（6）违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

②不按合同中规定的商品质量标准交货；

③逾期发送商品。

购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

（7）合同的变更和解除条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

2．采购合同的签订

（l）签订采购合同的原则

①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应

符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

⑥采购合同应当采用书面形式。

（2）签订采购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

①订约提议。

订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

②接受提议。

接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约?新的要约一再要约?直到承诺的过程。

③填写合同文本。

④履行签约手续。

⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

3．公司采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

（l）加强对公司采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

（2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

（3(来自:WWw.Zaidian.Com 在点网)）处理好合同纠纷

当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

（4）信守合同，树立企业良好形象

合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。

篇三：采购合同管理规范

采购合同管理规范

一、采购合同管理总则 1. 原则：合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

目的：为了规范采购合同的管理，严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。特制定本管理制度。

2. 适用范围：本采购合同管理规范适用于公司采购部全体人员。

3. 职责：

1) 负责制定购销合同、代销合同统一文本。

2) 依法签订、变更、解除本部门合同；

3) 严格审查本部门所签订的合同；

4) 协助法务部对采购合同的纠纷处理；

5) 负责采购合同的档案管理；

6) 负责本制度的监督执行。

4. 保守商业秘密：管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

二、采购合同的审批

1. 采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

2. 公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

3. 公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

4. 公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

5. 公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。 6. 公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。

三、采购合同的签订

（一）采购合同的主体

订立采购合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

签订采购合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。 签订合同必须遵守国家的法律、法规及有相关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

（二）采购合同的形式

“书面形式”是指合同书、补充协议除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正

式的合同书形式。

（三）采购合同的内容

1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制

等管理事项。

2. 采购合同的编写程序。

1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

2) 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购商品的价格、数

量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

3) 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾

问审核及总经理\分管副总进行审批。

4) 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管副总的

意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

3. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2) 采购物品的单价、总价。

3) 采购物品的数量与规格型号。

4) 采购物品的品质和技术要求。

5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6) 采购物品的验收标准和方式。

7) 付款方式和期限。

8) 售后服务和其他优惠条件。

9) 违约责任和解决争议的方法。

4. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

四、执行采购合同

为了保证采购合同的正常执行，采购人员需要跟踪采购合同的执行情况，并恰当处理在采购合同执行中出现的供应、需求和缓冲余量等问题。

1. 合同执行前跟踪：

制定采购合同后，采购人员需要了解供应商是否接受合同和及时签订等情况。

由于时间的变化，供应商可能会提出改变物资价格、质量和交期等合同条款的要求。此时，采购人员应充分与供应商沟通，确认可选择的供应商是否接受订单。如果供应商不能接受订单，则需要选择其他供应商。

2. 合同执行过程跟踪：

采购合同的签订后，采购人员应全力跟踪合同的执行过程，其注意事项如下：

1) 严密跟踪：严密跟踪供应商准备物资的过程，发现问题及时反馈。需要中途变更的

要约要及时解决，不得耽误供应的时间。

2) 及时响应生产需求：如生产需要紧急，要求物资立即到货，采购人员应与供应商协

调保证需求物资的及时供应。

3) 控制物资验收环节：物资达到规定的交货地点，并按照所下订单对到货的物资、批

量、单价及总金额等进行确认，存档记录后办理付款手续。

4) 严格控制库存：控制库存水平，既不能缺货，又要保持最低的库存水平。库存水平

应与采购环境和生产计划准确性有关。

3. 合同执行后跟踪

按照合同约定支付的条款向供应商付款后，需要采购人员对采购合同进行后续跟踪。

主要以供应商收到本次订单的货款为主。如果供应商未收到货款，采购人员需要督促财务部按照流程规定执行付款，保证企业地良好信誉。

五、采购合同履行

1. 合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用

原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

2. 在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全

面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。

六、采购合同变更

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在采购合同履行中出现下列情况之一，采购人员应照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1. 由于不可抗力致使合同不能履行的。

2. 采购合同的标的物数量、品质、价格、以及交货的日期、地点、方式和结算方式。

3. 对方存在合同约定期限内没有执行合同所规定的义务。

4. 由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行，但会导致重大损失。

5. 其他合同约定或法律和法规规定的情形。

七、处理采购合同纠纷

采购合同在执行过程中，采购双方会因彼此的权利和义务等问题产生合同纠纷，引起合同争议。因此采购人员必须有预见冲突发生的能力，在合同纠纷发生时及时采取有效的解决措施。双方在签订合同时就争议、违约、索赔和纠纷解决等内容明确的规定，这些内容主要反映在采购合同的违约责任条款中。

1. 区分违约责任

采购合同发生纠纷时，采购双方应根据早餐损失的原因和事实，按合同规定承担相应的责任。一般情况下，供应方违反采购合同时的违约原因及主要责任如下：

1) 违约原因：

A. 供应方不按合同规定的交货期交货；

B. 所交货的品种、质量和数量等不符合合同规定；

C. 提供的货运单与合同规定的不符。

2) 主要责任：

A. 物资不符合合同规定，或未按时规定日期交货，应偿付违约金或赔偿金；

B. 物资未能运到规定地点，造成逾期交货，应偿付逾期交货违约金。

2. 合同中的索赔条款

1) 异议索赔条款：

异议索赔条款适用于品质和数量方面的索赔，索赔金额根据实际的损害程度确定。企业在制定采购合同异议索赔条款时，要根据采购标的物的特点明确索赔依据、索赔期间、索赔办法及索赔金额等内容。

2) 罚金条款：

罚金又称“违约金”，适用于供应方延期交货或采购方延迟接货等情况的赔偿。罚金金额是合同预先约定的赔偿金额，其数额由延误时间的长短而定。罚金条款主要规定当一方未履行或者未完全履行合同时，应向对方支付的罚金。

3. 合同纠纷处理方式

双方在发生合同争议时，争议的解决方式主要包括采供双方协商解决、第三方调解解决、仲裁机构仲裁解决、以及司法机关组织的诉讼解决。大多数纠纷通过双方协商或

调解解决，当互让不起作用时仲裁解决与诉讼解决也是最重要的解决方法。 附则

1. 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2. 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。