商务文书与公关礼仪

篇一：商务文书礼仪

商务文书礼仪

商务文书的礼仪

一、 书信的简介

1、书信的定义

书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。 2、用书信交流的条件

? 具有运用文字述说事情原委和表达自己思想感情的能力； ? 具备相应的书写工具； ? 有传递的渠道

3、书信的构成：由笺文和封文构成 4、书信的要求

? 书写格式合乎规范 ? 书写言语合乎规范

二、 商务信函的内容和格式

商务信函的内容一般由称谓、正文、敬语、落款和时间四部分构成。 1、称谓。

称谓是指寄信人对收信人的称呼，一般要单独顶格书写，包括收信人的姓名和职务，如果是熟悉的客户，可以直接使用大家常用的称呼。如果收信人有多个职务，要根据书信重点内容选择合适的称谓。 2、正文。

? 一般用简短的问候语作为开始，用的最多的是“您好！”，格式要求另起一行，空两

格写，单独成行。

? 正文中一个问题或一件事情都应单列一段，条理清晰，语言简洁有针对性。段落之

间可以空一行。

? 最后表明希望、意愿或再联系等，要求简短自然。 3、敬语。

敬语是向对方表示祝愿、敬意或问候的话。在商务信函中，一般使用“顺颂商祺”，“祝工作顺利”等敬语，格式要求另起一行，空两格或顶格写。 4、落款和时间。

商务信函的最后要写上发信人的姓名、单位和写信日期。公务信函的署名要署全名，署名要写在敬语后另起一行靠右边的位置，姓名、单位和日期要各占一行。如果是第一

次通信要在信尾详细、准确地写上自己的地址、联系电话，以便对方回信或回电。 二、商务信函的要求

写作商务信函并不要求你使用华丽优美的词句。所有你需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚地了解你想说什么。 1、简单、朴实的语言

每一封信函的往来，都是你跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以你

需要在你的信函里体现感性的一面。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。 2、语气语调

由于你写的信函都是有其目的性的，所以你信函里所采用的语气语调也应该符合你

的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你写这封信函是想达到一个什么样的目的，你希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、直接 、简洁

我们每天都要阅读大量信函文件，客户也是一样。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的无益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 4、礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如“感谢您致电咨询??”等

等就可以的。我们所说的礼貌而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对

方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

5、 精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

6、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。7、 回复迅速及时

给客户的回复，千万要迅速及时。最好收到信的当天就回信，如果你的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。8、标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，你的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

首先，E-mail要有标题。如果标题没有内容，看起来像群发的垃圾邮件的话，很多客户可能就会直接删除。

其次，标题不能太长，公司的Notes中邮件的标题可以写得较长，但使用其他网络邮件无法看到太长的标题。标题应该是信函主要内容的提炼，像作文的题目一样，要突出核心内容。

最后，注明信件来源。写给客户的邮件，标题最好能注明此封邮件的来源，使客户能很快捕捉到重要信息。9、校对、检查

任何语法、拼写、标点的错误都会给人带来坏印象。所以写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下你所提供的事实，数据等是否完整、准确，是否清楚易懂等等。我们都会犯错，但即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使人对你表达的其他信息投下怀疑的阴影。

此外我们在邮件中附带附件时，要在发送前认真检查确认是要发送的文件，如果错误文件，即使没有给公司业务造成损失，也会让客户对你个人的能力和素质产生怀疑。

篇二：商务礼仪之商务文书礼仪

商务礼仪之商务文书礼仪

礼仪文书的概念：礼仪文书:现代社交礼仪中一种基本的应用方式。在社会生活的交往中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间用来调整、改善和发展相互关系的书面文字就是礼仪文书。

商务社交文书礼仪

第一节 邀请书与请柬

一、 邀请书

（一）邀请书的概念与范例

邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪书信。邀请书又称邀请信或邀请函。 范例（ppt）

（二）邀请书的基本知识

1．邀请书的作用

邀请书是机关、企事业单位经常使用的一种文

体。它除有邀请作用外，还有提供信息、联络情感等

作用。

2．邀请书的特点

1）礼仪性

2）明达性

3）书面性

（三）邀请书的结构与写法

邀请书通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

1．标题

一般有以下几种写法：一是单独由文种名称组

成；二是由事由和文种名称组成；三是由发文机关、

事由和文种名称组成。

2．称呼

顶格写明邀请对象。

3．正文

邀请书的正文包括开头、主体和结尾三个部分。

1）开头。一般要交待会议或活动的由来、目的或意

义，有的先作简单问候，再交待缘由。

2）主体。要写明会议或活动的内容、时间、地点、

方式以及希望邀请对象承担的工作等。事项要写得清

楚、周详，若内容较多，可分条列出。

3）结尾。要写上礼貌性的结语，如“恳请光临”、

“恭候光临”、“敬请莅临指导”等礼貌用语。

4．落款

署上发文单位名称或发文者姓名和发文日期。邀

请单位还应加盖公章，以求慎重。

（四）邀请书的写作注意事项

1）内容要周详

2）措辞要得体

3）发送要提前

二、请柬

（一）请柬的概念与范例

请柬，又称请帖，是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴寿筵或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。

范例（ppt）

（二）请柬的基本知识

1．请柬的特点。请柬的特点主要是：礼节的庄重

性、内容的告知性、制作的精美性。

2．请柬的种类。根据内容和性质，请柬可以分为集会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。

3．请柬与邀请书的区别。请柬与邀请书相比，都具有“邀请”的作用，同样具有庄重性和礼仪性的特点，但存在以下几点区别：

1）邀请书的使用范围比请柬广泛；

2）邀请书的内容比请柬复杂，信息容量更大；

3）邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。

（三）请柬的结构与写法

请柬一般分为封面和封里两部分。

1．封面。封面写上“请柬”或“请帖”两字，它相当于请柬的标题，可横写或竖写，要字体美观、醒目，周围有吉祥、喜庆的装饰画面。

2．封里。封里一般由称呼、正文、结语、落款等几部分组成，有的还加上附言。

1）称呼。顶格书写被邀请单位（或个人）的名称，姓名后要加称谓。

2）正文。即请柬的主体，另起行左（或上）空两字写明活动的内容。

3）结语。结尾处写上“敬请光临”、“恭候光临（指导）”、“请拨冗光临”、“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。

4）落款。在正文右下角写上邀请单位（或个人）的名称和请柬发出日期。

5）附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演，要在落款下一行左空两格后注明“附××券×张”等。

（四）请柬的写作注意事项

1）内容准确无误

2）措辞简洁得体

3）制作精美大方

4）发送适合时机

第二节 聘书

一、聘书的概念与范例

聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。

范例（ppt）

二、聘书的基本知识

1．聘书的特点

1）聘任性

2）合约性

2．聘书的种类

聘书按内容分，可分为岗位聘书、职称聘书和荣

誉聘书等。

按形式分，可分为书信式聘书和表格式聘书。

三、聘书的结构与写法

完整的聘书的格式一般由标题、编号、称谓、正文、结尾和落款几部分构成。

（一）标题

聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。

（二）编号

为方便管理，一般在“聘书”字样右下方注明编号，如“××聘字〔200×〕×号”。

（三）称谓

一般另行顶格书写受聘者的姓名，后加称呼，称呼后加冒号。有的没有称谓，直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请××??”。

（四）正文

聘书的正文一般要求包括以下内容：

1．交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的 职务；

2．写明聘任期限；

3．说明聘任待遇。此外，有的聘书还写上对被聘者的希望。

（五）结尾

聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写

“此聘”等字样，后面不加标点符号。也可用表

示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”、“敬礼”。

（六）落款

落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。

四、聘书的写作注意事项

1．内容清楚，形式庄重。

2．表达准确，篇幅短小。

第三节 贺信与贺词

一、贺信

（一）贺信的概念与范例

贺信是机关、团体、单位向取得重大成就、有突出成绩或喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。

范例（ppt）

（二）贺信的基本知识

1．贺信的特点

1）祝贺性

2）公开性

3）真挚性

2．贺信的种类

根据贺信内容的不同，可分为庆祝性贺信、会议性贺信、庆贺性贺信和对新任职者的贺信。

（三）贺信的结构与写法

贺信的结构一般由标题、称谓、正文和落款组成。

1．标题。贺信的标题多用“贺信”或“祝贺信”标出。也可由 祝贺单位和文种构成，如《××省人民政府贺信》。

2．称谓。另起行顶格书写受贺单位或个人称呼，称呼后加冒号。祝贺个人的贺信，可在姓名前加“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。

3．正文。贺信的正文内容主要包括以下几个方面。

? 开头

? 主体

? 结尾

（四）贺信的写作注意事项

1）内容齐备，评价中肯。

2）感情充沛，鼓舞人心。

3）简洁明快，篇幅短小。

二、贺词

（一）概念与范例

某一单位、团体要举行重大的会议，发请柬邀请兄弟单位前来参加会议。应邀单位派出的代表在这会议上所说的表示祝贺的话，就称为贺词。

范例（ppt）

（二）贺词的基本知识

1．贺词的特点

1）直陈性

2）鼓舞性

2．贺词的种类

贺词的运用极广，按内容可分为节日贺词、会议贺词、开业典礼贺词、生日贺词、事业贺词、毕业贺词、婚礼贺词等。

（三）贺词的结构与写法

? 贺词一般包括标题、称呼、正文和落款等几部分。

? 贺词的标题、称呼与落款和贺信相同，而其正文一般在1 000字以内把话写

完，表示几层意思，每层意思为一个段落。

（四）贺词的写作注意事项

1）用语热情、真挚

2）篇幅精悍、短小

第四节 欢迎词与欢送词

一、欢迎词

（一）欢迎词的概念与范例

欢迎词是国家机关工作单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会上，主人对来宾的来临表示热烈欢迎而使用的演讲稿。在欢迎宴会上使用的欢迎词也称为祝酒词。

范例（ppt）

（二）欢迎词的基本知识

1．欢迎词的特点

1）欢愉性

2）亲切性

3）口语性

2．欢迎词的种类

? 根据场合，可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词；

? 根据社交的公关性质，可分私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。

（三）欢迎词的结构与写法

欢迎词一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。

1．标题

欢迎词的标题一般由致词人、致词场合和文种三要素构成；也可由致词场合和文种两要素构成，还可以单独由文种构成。在首行正中写标题。

2．称谓

称谓要有敬辞并写全称，如果宾客来自不同的方面，称谓更要周全。

3．正文

欢迎词正文的写法根据具体情况而定，一般由开

头、主体和结尾三部分构成。

1）开头。包括“欢迎”和“问候”。

2）主体。包括“回顾”和“介绍”。

3）结尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致词者身份、姓名及成文日

期。这部分也可在标题下注明。

（四）欢迎词的写作注意事项

1）了解对象，有针对性。

2）感情真挚，有感染力。

3）措辞得体，篇幅简短。

二、欢送词

（一）欢送词的概念与范例

欢送词，是在欢送集会或欢送仪式上，对即将离别的团体或个人表示欢送、惜别和祝愿的致词。在欢送宴会上表示欢送之意的致词同样也可称为祝酒词。 范例（ppt）

（二）欢送词的基本知识

1．欢送词的种类

欢送的情况很多：或是欢送访问成功即将离去的来访宾客；或欢送学习或工作任务完成后将离去的学者、科研工作者；或欢送即将去另一个地方、另一个单位的同事；或欢送刚毕业将离校跨入社会的学生；或欢送出国留学、工作的亲人、朋友或同事；等等。所以，欢送词也有(来自:WwW.zaiDian.com 在点网)多种。

2．欢送词的特点

1）惜别性

2）即席性

3）口语性

（三）欢送词的结构与写法

欢送词一般包括标题、称谓、正文和落款四个部分。

1．标题。欢送词的标题有以下三种形式：

篇三：职场白领必备的商务文书礼仪

第九章 字里行间皆有礼

——商务文书礼仪

恰当地用宇极具威力。每当我们用对了字眼??我们的精神和肉体都会有很大的转变，就在电光石火之间。

——马克·吐温

在人际交往中，文书是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于商务人士而言，商务文书在实际工作中扮演着举足轻重的角色。商务文书的写作决定了商务人士是否以专业的方式同其他商务人士进行有效沟通。商务文书还代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力。 商务文书礼仪是指商务文书在内容、格式等方面的固定的范式要求。它在商务人士的业务往来中占据着重要的地位，商务人士掌握常用的文书礼仪是很必要的。

商务信函的写作礼仪

在商务活动中，商务书信可以用来传递信息、洽谈生意、磋商问题。尽管快捷的通信工具，如手机、传真机、电子邮件等发展迅速，并在现代商务活动中逐渐普及，但书信依然有着其他商务通信形式无法取代的功能，在各种通信方式中仍占据重要地位。

商务信函不需要华丽优美的词句，应尽量使用简单朴实的语言准确表达自己的意思，让对方清楚了解自己想说什么。下面是写作商务信函的礼 仪要求。

1．口语化

每一封信函的往来，都是商务人士之间的一次交流。人都是感性的， 所以商务人士需要在自己的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种 误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本 来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单地来理解 一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈 的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语， 这样才能使信函读起来热情，显得更为友好，就像两个朋友之间的谈话那 样简单、自然、人性化。

2．语气语调

由于商务人员写的信函都有其目的性，所以在信函里所采用的语气语 调也应该符合自己的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你要写的这封 信函是想达到一个什么样的目的，自己希望对收信人产生一种怎样的影 响，是歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的。这完全可以通过信函 中的语气语调来表现。

3．简明扼要

信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点，如果不符合主题或 者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些 内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听。

在信函中，当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、 货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快 事务的进程。

4．真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础 的，所以商务人士的信函也必须能够充分体现自己的真诚。不管说什么， 都要带着己方的诚意去写。把写好的信函拿起来认真读一遍，确保你的自 然和真诚。

5．礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去今后的合作机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的

观点，但注意要讲究礼节，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承；真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6．检查

写完之后，一定要检查。最基本的一点是要确保拼写和语法正确，然后检查一下自己所提供的事实、数据等是否有错。即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使别人对你表达的其他信息产生怀疑。

商务邀约礼仪

在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出邀请，邀请对方出席某项活动，或是前来做客。这类性质的活动，在商务礼仪上称为邀约。

当一方邀请另一方或多方人士前来自己的所在地或者其他某处约会，或出席某些活动时，不能仅凭自己的一相情愿行事，必须取得被邀请方的同意与合作。作为被邀请者，需要及早地做出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，遵循一定的行为规范。

对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不 仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且必须使之符合双方各 自的身份，以及双方之间的关系。在一般情况下，不论以何种书面形式邀 约他人，均须做得越早越好，通常，至少提前一周。

1．请柬邀约礼仪

凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、 庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人 视之为与其档次相称。

请柬又称请帖，一般由正文与封套两部分组成。请柬正文的用纸，大 多比较考究，多用厚纸对折而成。以横式为例，对折后的左面外侧多为封 面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请 柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳的黄 色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应用钢笔或毛笔， 并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳 的墨水，则不宜采用。

在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文是自左 而右、自上而下地书写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文则是 自上而下、自右而左地书写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬 多用于民间的传统性交际应酬。

在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项。 在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时勿忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用表示同一个意思的法文缩写“P．M．”。注意以上范文，您可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。若把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。 2．书信邀约礼仪 以书信形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。书信邀约与请柬邀约相比显得要随便一些，多用于熟人之间。

用来邀请他人的书信，内容应当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题又不失友好。在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。 3．传真邀约礼仪 传真邀约，指的是利用传真机发出传真，对被邀请者进行邀约的一种形式。在具体格式、文字方面，其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通信设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子

邮件邀约，其做法基本与传真相似。 4．便条邀约礼仪 在某些时候，商务人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请 者感到亲切、自然。

便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸。

张，应以干净、整洁为好。依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还

是请人带交对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条“赤条条”地

来来去去，则不甚妥当。

5．回函

在商务礼仪中，对邀请信所进行的答复，被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。回函的具体方式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。

在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，做出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。

感谢信写作礼仪

感谢信是商务人士为了答谢对方的邀请、问候、关心、帮助和支持，或是对于支援、帮助、关心过自己的党政机关、企事业单位、社会团体表示感谢的礼仪专用书信。

它的对象及事迹，一般都和写感谢信的人有直接的关系。所以，应满怀感激之情，把对方的好思想、好作风以及光荣事迹概括地写出来。感谢信不仅有感谢之意，而且包含表扬的内涵。

1．感谢信的种类

以感谢对象为依据可分为以下两种：

①给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人由于在困难时，受到了集体的帮助，使自己渡过了难关，走出了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。 ②给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人也可以是单位集体为了表达某个人曾给予的帮助、照顾而写的。

以感谢信的存在形式为依据可分为以下两种：

①公开张贴的感谢信。公开方式包括登报、电台广播，或电视台播报等。

②寄往单位或个人的感谢信。这种感谢信直接寄给单位或个人。 2．感谢信的格式 感谢信通常由标题、称谓、正文、结尾和署名五部分构成。 (1)标题。在第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些。

(2)称谓。顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。

(3)正文。从第三行空两格起，写感谢的内容和感激之情。首先，要精练地叙述对方的好品德、好作风与先进事迹。特别是要重点叙说在关键时刻，因对方的关心、支持、帮助而产生的效果。然后，再表示向对方学习的态度和决心。

(4)结尾。写表示敬意、感激的话，如“致以最诚挚的敬礼”， “此致”、“敬礼”等。

(5)署名。署单位名称或个人姓名，并注明写信的年月日。

3．注意事项

(1)要把被感谢的人物、事件准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来，同时也让他人了解清楚。

(2)应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习的决心。

证明信写作礼仪 证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称作证明。 1．证明信的分类 证明信的分类，有很多种，依据不同，分类也不同。 从证明信的内容来看，证明信可分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。从证明信具体的存在方式上来划分的话，证明信可分为公文式、书信式、便条式三种。证明信可以分为以组织名义所发的证明信和以个人名义所发的证明信两种。

以组织名义所发的证明信多数是证明某人曾经或现在在该单位工作。它可以证明此人的身份、经历、职务以及同该单位的所属关系等真实情况。

以个人名义所发的证明信由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，一定要严肃认真，不得信笔由缰、马马虎虎。

2．证明信的格式和写法

不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。

(1)标题。证明信的标题通常由以下两种方式构成：一是单独以文种名作标题，一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样；二是由文种名和事由共同构成，一般也是写在第一行中间，如“关于××同志××情况(或问题)的证明”。

(2)称呼。要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

(3)正文。正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名，何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可在正文结尾处直接写出。

(4)署名和日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。 报捷书写作礼仪

报捷书，又称捷报。它是指某一单位、部门或某一部分同志、个人向上级机关、广大群众迅速汇报所取得的重大成绩时所使用的一种专用书信，捷报的产生，最早是同战争有关的，是战争的产物。

1．报捷书的适用范围

报捷书主要适用于下列几种情况：

(1)某一单位、部门或个人、群体在日常工作中完成了某一重大任务，取得了显著的成绩。

(2)某一单位、部门或个人、群体在限定的较短时间内完成了上级领导布置的艰巨任务。

(3)某一单位、部门或个人、群体在某些重大的工作或活动中，提前或超额完成了规定的任务。 2．报捷书的作用 捷报书的作用主要有以下几点： (1)使上级机关或领导了解某项工作的进展或完成情况，掌握全局，从而提出新的指导意见或工作安排。

(2)很好地推动或促进本部门工作更好地开展，充分调动员工的工作热情。

(3)推动单位或个人之间开展竞赛，充分调动各单位的工作激情，使大家在比赛中鼓足干劲，形成一种良好的竞争气氛。 3．报捷书的写作格式 报捷书一般来讲由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。 (1)标题。报捷书的标题一般是在第一行正中写明“报捷书”或“捷报”字样。

(2)称呼。报捷书的称呼要写明接受“捷报”的单位、组织或负责人的名称、姓名。—般要求写在标题下空两行顶格处，并在称呼后加上冒号。

(3)正文。从称呼下一行开始写，开头要空两格。正文主要写以下一些内容：

①获得胜利、取得成绩、完成任务的原因。一般只简明扼要地写出主要原因即可，不必面面俱到。

②写出取得的胜利，创造的好成绩或完成任务的具体情况。该部分要很详细地把工作或任务完成情况的关键性数字、细节写出来。

③写出今后的打算或下一步的设想。一般是根据已有的成绩，将本部门单位或个人的新的工作计划简单地展望一下，通常该部分不必具体写。

(4)结尾。报捷书的结尾可以写些表示敬意的话。如“此致”“敬礼”，也可省略不写。

(5)落款。要求写上发报捷书的单位部门、集体的称呼或个人的姓名，并署上发文日期。是单位发文的，一般还要加盖公章。

其他商务信函写作礼仪 1．推荐信礼仪 这是单位或个人介绍某人担任某项职务或从事某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位；收信人一般是某个组织、单位或个人。推荐信要尽可能介绍推荐人的详细情况，须实事求是，态度不可强硬，要留有余地，不可强人所难。 2．商洽信礼仪 这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人之间还是在组织之间，首次就问题商洽，要对这一事项的缘起、目的等进行阐明，并提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。 3．慰问信礼仪 当亲友患病、受灾、遭遇其他不幸时，无法前去探望而写的文字稿，就是慰问信。这种信绝不限于亲友之间，单位(或其代表)之间也经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信，会给对方带来莫大的欣慰，增强对方克服困难、战胜灾难的勇气和力量。慰问信的内容是表达关切之情的，劝慰对方不为遭遇所难，鼓励对方鼓起勇气、克服困难。这种信切忌以不必要的言辞勾起对方的痛苦回忆，更不能责备对方的过失。慰问信要写得真挚诚恳，同时还要及时写好、及时发出，否则就没有意义了。 4．吊唁信礼仪 这是祭奠死者(吊)、慰问家属(唁)的一种信函。这种信要针对具体对象而遣词命意，文字要庄重、朴实，感情要真挚。吊唁信是不能亲临悼念、

慰问才用的，所以应及时发出。吊唁信—般是发给丧家(私人间)或治丧组织(组织间)的。如果需要更快地达致对方，也可以用电报，也就是唁电。

5．庆贺信礼仪

这是一种运用比较广泛的信函，在私人信函中比较多见。作为业务信

函的庆贺信，大多是组织、单位或代表组织、单位的个人发出的。某个团

体、企业的成立，某次重要会议的召开，某项工程的竣工以及其他所有值

得庆贺的事件的发生，都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可

以随便一些，一般的夸张、溢美之词也可以有；但政治性、社会性的庆贺

信却要实事求是，评价要恰如其分，言辞也要郑重。

6．致敬信礼仪

致敬信的对象一般是个人，间或也有团体；写信人可以是个人，也可

以是组织。致敬信一般在个人的生辰寿诞或其他重大事件时发出。信的内

容主要是称颂收信人的业绩、贡献，表达自己对他的敬意。如果对方曾关

怀、帮助过自己，信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。

商务题词的礼仪规范

题词也作“题辞”，是现代常用的一种文体。现代的题词比古代的题