外事文书的写法
精选范文:外事文书的写法(共2篇)
外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，假如格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。
几种外事文书
1.照会
照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。
正式照会用于：一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的非凡重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
2.对外函件
对外函件（包括外交函件），指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。
3.备忘录
备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，假如用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
4.外事电报
外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及备种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。
外事文书的文体要求
使用外事文书首先要注重格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。
签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有非凡情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注重与对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也用“顺致崇高的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。
称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。
文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。
对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注重，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
我国对外文书格式范例
正式照会：
××国总统×××阁下
阁下：
×××××××××。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国主席（签字）
一九九×年×月×日于××
普通照会例一：通知协定生效
（××）部×字第××号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：
中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九××年×月×日于北京
普通照会例二：申述态度
（××）×（省名简称）外字第××号
××国驻上海总领事馆：
××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并谨就×××问题申述如下：
×××××××××××××××。
顺致最崇高的敬意。
（盖××省人民政府外事办公室带国徽铜印）
一九××年×月×于××
普通照会例三：申办领事认证事宜
×（省名简称）外（1995）认字第××号
××国驻上海总领事馆：
××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并请对×××公司的全权委托书，计壹份，公证书上××省人民政府外事办公室印章和出国治理处处长×××签字予以认证。
顺致崇高的敬意。
（盖××省外办带国徽章）
一九xx年×月×日于××
对外函件例一：吊唁
××国××州州长××阁下
阁下：
惊闻××州××（职衔）××先生仙逝。我谨代表××省政府并以我个人的名义向你，并通过你向××州政府和××先生的家人，表示深切的哀悼。
中国××省省长（签字）
一九九×年×月×日×于××
对外函件例二：通知
××国驻××总领事馆：
我办根据我国有关部门的决定，现通知贵总领馆如下事项：
××××××××××××。
顺致崇高的敬意。
（××省外办印）
一九××年×月×日于××
便函例一：婉拒
亲爱的×××先生：
蒙您邀请我参加圣诞晚会，甚为感谢。因我近日身体不适，不能前往，特致歉意。
祝您愉快。
×××（签字）
一九××年×月×日于××
备忘录例一：对外表态
××国总理致××国总理×××的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。
二、××××××××××××。
以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员在会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。
一九××年×月×日于××
注：此件是作为照会附件发出的备忘录。
备忘录例二：陈述意见。
备 忘 录
根据××州政府关于签订××××协定的建议，××省政府表示同意进行签订该项协定的谈判。
××省政府的意见，在××××协定中应包括下列各款：
××××……
……
当然上述各款可按双方愿望补充或变更。
请将上述事宜转达贵州政府。
一九××年×月×日于××
注：此件为面交备忘录
电报例一：贺电
×××（日本×县首府名称）
×××县知事×××阁下：
欣闻阁下连任贵县知事之际，我谨向阁下表示祝贺。
祝贵县在阁下的领导下繁荣昌盛，人民幸福。
中国××省人民政府省长×××
一九××年×月×日于××
电报例二：慰问电
×××（州首府名称）
×××州长××阁下：
惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。
中国××省人民政府省长×××
一九××年×月×日于××
电报例三：祝寿
××××（日本县首府名称）
××县日中友好协会会长×××先生：
在您××岁寿诞之际，我代表××省人民对外友好协会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。
祝您健康长寿。
中国××省人民对外友好协会会长×××
一九××年×月×日于××
[外事文书的写法(共2篇)]篇一：常用事务文书写法
计划的种类较多，可以从不同角度划分。从内容上分，有生产计划、工作计划、科研计划、接待计划等；从范围上分，有国家计划、地区计划、单位计划、班组计划；从时限上分，有长期计划、年度计划、季度计划、月份计划；从性质上分，有综合性计划、专题性计划等；从效力上分，有指令性计划、指导性计划、一般性计划等；从形式上分，有叙述式计划、条文式计划、图表式计划、大事记式计划等；从名称上分，有规划、计划、要点、安排、方案、纲要、设想等，故计划是计划类文件总称。
规划是计划中的一种，是带有全局性、长远性和方向性中期（如三、五年）计划，它是战略研究、发展的蓝图，是跨进一个新里程的远景，具有理想性、鼓舞性、指导
[外事文书的写法(共2篇)](四)计划的写法
1.表格式计划
制作表格式计划时，先要把各项内容划分成几个栏目，再把制定好的各项具体计划内容填写进栏目中，形成表格。这种方式适用于时间较短、范围较小、方式变化不大、内容较单一的具体安排，如销售计划、月计划等。
2.文表结合式计划
即表格式和条文式相结合的计划。一般是将各项目的内容填进表格后，再用简短文字作解释说明。
3.条文式计划
由标题、正文、落款构成。
(1)标题。由四个要素组成：单位名称、适用时限、计划内容和计划种类。
(2)正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、目标和任务、措施和步骤构成。
(3)落款。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。
(五)计划的写作要求
要做到：(1)从实际出发，统筹兼顾；(2)突出重点，主次分明；(3)目标明确，步骤具体。
1．简报
特点：内容广泛；形式特殊；行文灵活；制发自由。
适用范围：反映工作部署和进展情况；交流工作方法和经验；报告工作中的新情况、新问题；介绍典型事例；传达上级机关的布置和意见。
简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道；从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报；从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报；按出刊日期分，有定期简报、不定期简报；按发行时间分，有长期简报和短期简报。
写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。
按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实；观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省；文字简洁，措词严谨，意尽文止。
注意事项：反映要快；选材要精；内容须真；风格要实。
2．调查报告
特点：目的明确，有针对性；事实确凿，讲准确性；叙议结合，重叙述性。
适用范围：总结经验；反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据；反映新生事物；揭露问题；还历史本来面目。
调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告；反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告；反映新生事物的调查报告；揭露问题的调查报告；还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。
写作格式：标题、开头、正文、结尾。
调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。
正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。
注意事项：明确调查的目的、对象、范围；学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有
篇二：规定性公文的写法
规定性公文的写法
［ 作者：王国本 审核：本站原创 批准：
点击数：10 文章录入：ljbj 单位:临江边检 ］
提示：规定，是党的机关公文处理条例规定使用的文种之一。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。规定具有法规性和强制性，通常是对特定范围的某问题制定。一般党的机关制定的规定，在公文标题上直接标注即可。由于规定不是国家行政机关规定使用的文种，因此，国家行政机关制定的规定，需用"通知"文种转发或者印发， 不 能把"规定"作为公文标题的文种使用。
【政策规定】
关于进一步完善退耕还林政策措施的规定
两年多来，按照党中央、国务院的部署，长江上游、黄河上中游等地区认真开展了退耕还林的试点工作。各级党委、政府高度重视，组织得力，退耕还林试点工作进展良好，取得了一定经验。实践证明，党中央关于退耕还林的决策和"退耕还林、封山绿化、以粮代赈、个体承包"政策措施是完全正确的，深得广大干部和群众的拥护，是加强西部地区生态环境建设和保护的重要举措，也是贫困山区农民脱贫致富的有效途径。为了加强对退耕还林试点工作的指导，国务院下发了《关于进一步做好退耕还林还草工作的若干意见》(国发〔2000〕24号)，对确保退耕还林的顺利实施和健康发展起到了重要保证作用。但是，在试点期间也出现了一些需要研究和解决的问题，有些政策措施也要进一步完善。为把退耕还林工作扎实、稳妥、健康地向前推进，现就进一步完善退耕还林政策措施作出如下规定：?
本规定所称退耕还林，包括退耕地还林、还草、还湖和相应的宜林荒山荒地造林。本规定由国务院西部地区开发领导小组办公室负责解释。国务院有关部门按照职能分工，在本部门主管范围内，根据实际需要进一步制定具体实施意见。
×年×月×日
【行业管理规定】
[外事文书的写法(共2篇)]例文1
关于小煤矿安全生产管理的规定?
根据《中共中央、国务院关于近期做几件群众关心的事的决定》，经省委、省政府研究同意，对全省党政机关汽车配备和使用管理问题作如下规定：?
各地各部门所属企业、事业单位车辆的配备和使用也按本规定办理。过去有关汽车配备和使用的规定，凡与本规定不一致的，一律按本规定执行。凡不符合配备专车规定而配备了专车的，按规定收回。各地各部门要在10月底前将落实本规定情况报省政府机关事务管理局，以便汇总报省委、省政府。
×年×月×日
【干部管理规定】
例文1
关于严格控制领导干部出国访问的规定
根据《中共中央、国务院关于近期做几件群众关心的事的决定》精神，经党中央、国务院批准，现就严格控制党和国家机关省、部级以上领导干部出国和赴港澳地区访问问题，作如下具体规定：
以上规定，必须严格执行，如有违反，要严加追究，情节严重的要给予党纪、政纪处分。纪检、监察、财政部门要加强检查和监督。?
本规定适用于全国性各群众团体和事业单位相当职级的干部。
例文2
关于党政机关县、处级以上领导干部?
廉洁自律的五条规定
中央去年提出的党政机关县、处级以上领导干部廉洁自律的五条规定，要继续狠抓落实，在此基础上提出和重申以下规定：?
一、不准违反规定购买和交换进口豪华小汽车；不准利用职权向企业、下属单位换车、借车和摊派款项买车；不准用贷款、集资款和专项资金购买供领导干部使用的小汽车；县、市党政领导机关和单位，凡拖欠职工工资的不准购买小汽车。?
二、不准违反国务院关于住房制度改革的规定压价购买住房；不准利用职权为自己和子女、亲友购买住房提供优惠条件；不准用公款超标准为个人装修住房。?
三、领导干部在国内公务活动中要轻车简从，食宿不准超过当地接待标准；不准为领导干部举办专场舞会。?
四、不准利用本人及家庭成员婚丧嫁娶以及工作调动、过生日、迁新居等机会大操大办，挥霍浪费，更不准动用公款公物操办和借机敛财。?
五、不准利用职权拖欠公款不还；不准借用公款为个人及其亲友买房、建私房和从事营利活动。
例文3
关于严格控制领导干部出国访问的补充规定
党的十三届七中全会以后，国内各项任务十分繁重。我们应该集中精力，扎扎实实地为实现十年规划和"八五"计划做好各项工作。中共中央、国务院《关于严格控制领导干部出国访问的规定》发布后，总的来说，执行情况是好的。但最近一个时期出现了领导干部出国热度
加大、出访国家过多、出访时间过长的问题，这不利于集中精力抓好国内工作。鉴此，党中央、国务院重申，必须继续严格执行中办发1989年10号文件的规定，并作以下补充规定：?
……?
……?
各级领导干部在遵守上述规定方面应严格要求自己，作出表率。各外事主管部门要按中央和国务院的有关规定严格把关，各级纪检、监察、财政部门要加强检查和监督。
×年×月×日
例文4
对参与嫖娼、卖淫活动的共产党员及
有关责任者党纪处分的暂行规定
下页